行政總務就靠它：辦公用品管理模組，輕鬆管理請購領用 - Ragic

在導入之前，你必須要先將庫房裡的文具以及可領用物品來一次大盤點，並且一一登錄至系統中。

想要特別註明的品牌或是規格資訊等，可以加至規格敘述中，如有 ... Ragic部落格 企業電子化的專家Ragic教你如何利用各種軟體、雲端服務讓公司快速升級！ 加入Ragic企業電子化的行列！ Facebook Twitter YouTube 雲端工作術 各類應用示範 案例故事 逃離惡夢 關於Ragic Facebook Twitter YouTube 雲端資料庫 部落格 關於Ragic 雲端工作術 各類應用示範 案例故事 逃離惡夢 關於Ragic 雲端工作提案 表格技巧 數位新鮮事 3C小學堂 免費範本 產業應用 理財 健康 職場/生活 製造業 服務業 農林漁牧 工程地產 政府NGO 逃離Excel災難 告別ERP惡夢 我們的故事 Ragic教學 社群與客服 公告 2018年十一月14日 行政總務就靠它：辦公用品管理模組，輕鬆管理請購領用 作者：AngieWang x辦公用品管理 前置作業 辦公用品列表 辦公用品申請單 辦公用品採購單 說到企業中不可或缺的部門，相信大家的答案不外乎「人資部門」或是「行政部門」，但是當企業在實行電子化時，這兩個部門卻常是被忽略的那一塊。

舉例來說，小編接觸過絕大多數的企業使用者，都傾向導入電子化的進銷存流程、客戶管理系統或甚至財務系統，但是在純行政上的工作，仍然以文書紙本傳遞作並手寫簽核為依據。

事實上，這些一來一往的繁瑣簽核程序，常常是導致行政部門效率低落的原因。

因此，Ragic免費模組提供了各種行政眉眉角角的表單，要幫助行政部門無痛電子化，走上節能環保愛地球的康莊大道。

Ragic幫助行政部門電子化的第一步，是要讓大家都能輕鬆管理辦公用品的採購流程。

談到採購流程，大家腦海中都會浮現複雜的請購、採購流程，以及繁瑣的入庫等程序。

小編知道這些程序對於小小的行政部門來說過於繁瑣（或者說一般企業也不會因應這部分的需求而採買軟體），因此特別建立了一套簡單的辦公用品模組，幫助基層小行政輕鬆發放辦公用品。

在開始之前：註冊專屬的Ragic資料庫 對於還沒有Ragic帳號的朋友們，可以立即註冊並下載模組（Ragic在取得你的同意前不會要求付任何使用費用，請不用擔心）。

如果已經擁有帳號的朋友，可以在開始頁籤下的應用商店中，選擇行政中的辦公用品管理模組來下載使用。

接著，跟著小編玩轉簡單卻方便的辦公用品管理模組吧！ 模組啟用前置作業 辦公用品列表 在導入之前，你必須要先將庫房裡的文具以及可領用物品來一次大盤點，並且一一登錄至系統中。

想要特別註明的品牌或是規格資訊等，可以加至規格敘述中，如有需要也可以上傳圖片來辨識物品。

小提醒 如果部分物品是經常會需要採購、請領，但目前並沒有庫存，你也可以將其加至辦公用品列表中，並將在庫量設定為0即可。

這樣未來同仁在填寫申請單的時候，就可以自行選取囉！ 將同仁新增為內部使用者 完成用品列表後，你必須要將辦公室同仁新增為內部使用者，他們才能夠看到並順利使用你的表單。

在新增的過程中並不會額外付費（除非原先使用的是付費版本的資料庫），即使是需要額外付費，也一定會收到相關的系統提示，因此請不需要擔心。

關於新增使用者的步驟，可以參考此篇說明。

開啟通知設定 請在辦公室用品申請單表單中，點選通知設定，並勾選「有新的一筆資料用電子郵件通知我」。

模組正式上線 完成現有庫存的盤點以及使用者的新增後，辦公室用品模組就可以正式上線啦！沒錯不要懷疑，只要把URL發給需要使用的同仁，系統就正。

式。

上。

線囉！ 辦公用品申請單 同仁有辦公用品需求時，需請對方上線填寫辦公室用品申請單： 填寫完畢並儲存時，你會收到一封電子郵件通知： 收到後申請單通知後，你需要確認庫存是否足夠（滑鼠移過編號欄位，會於畫面右側顯示庫存數量）。

若足夠，可以直接請同仁前來領取，並在簽收數量以及簽收人欄位上填寫資料。

如因故無法發放全額數量，則可於備註欄位中說明。

小提醒 不小心誤觸按鈕時，可以再按一次「復原扣庫存」按鈕來回復數量唷！ 辦公用品採購單 假設同仁申請的數量超過目前庫存，那麼你必須填寫採購單： 小提醒 不小心誤觸按鈕時，可以再按一次「復原入庫存」按鈕來回復數量唷！ 搭配小技巧大解密 限制使用者輸入辦公室用品列表 如果公司同仁常常在用品列表中新增奇奇怪怪的用品怎麼辦！？只要至表單權限中，針對「辦公室用品列表」設定對應的存取權限，就可以避免同仁異想天開囉！ 標籤: 行政,免費 分類: 各類應用示範,免費範本 部落格背後使用Ragic!:真正好用的電子化管理工具 把資料放在Excel上不只是拖累團隊的行政效率，他也很容易出錯並且無法進行任何內控。

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