連文具都全部門只有一套！看無印良品用「共享」提升員工生產力

但現在我們實施了「清桌規定」，所有人的辦公桌，都已經整理與整頓過了。

下班離開公司時，桌面上不能擺放任何私人物品或是與正在進行的工作相關的文件，只 ... 商周會員登入 × 啟動成功關鍵，隨時掌握商周.com最新資訊 提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動 接收通知 下次再說 已加入收藏 已取消收藏 焦點 焦點首頁 時事分析 封面故事 今日最新 大家都在看 國際 國際首頁 全球話題 趨勢中國 財經 財經首頁 產業動態 商業趨勢 焦點人物 投資理財 地產風雲 管理 管理首頁 創新策略 數位轉型 行銷密技 領導馭人 職場 職場首頁 職場修練 創業心法 心靈成長 英文學習 教育趨勢 ESG 精選特輯 alive Smart自學網 商周財富網 特別企劃 名家專欄 影音 Podcast《商周Bar》 數位閱讀 商周知識庫 商周共學圈 商周陪你讀 百大顧問團 關鍵100天CEO作戰室 聲音商學院 商周Store 週年慶享好禮 紙本雜誌 電子雜誌 數位訂閱 暢銷圖書 商周CEO學院 領導學程 CEO社群 職場技能 青少年學習 企訓&專班合作 圓桌趨勢論壇 服務 會員中心 訂閱商周 客服中心 常見問題 活動總覽 加入我們 序號兌換 商周紅包 追蹤商周 下載App抽好禮 訂閱電子報 現正閱讀 每人桌上只能放電話和電腦、連文具都全部門只有一套！看無印良品用「共享」提升員工生產力 畫重點 段落筆記 新增筆記 「請稍等」英文別直接中翻英說pleasewaitaminute！一次掌握，常用的電話對談英文 0/500 不公開分類 公開分類 儲存 商周 職場 職場修練 職場|職場修練 每人桌上只能放電話和電腦、連文具都全部門只有一套！看無印良品用「共享」提升員工生產力 撰文者：松井忠三 非讀BOOK 2018.09.19 2018/09/1920:46:08 各位是不是看過，有人在辦公桌上，把文件或檔案夾堆得很高，好像隨時都會崩塌？是不是看過，有人在座位四周把紙箱堆得像城牆一樣呢？我想，任何公司至少會有一兩張辦公桌，有這樣的情形吧。

過去，無印良品的總公司，也有很多人的辦公桌是這樣的。

桌面上放了一堆資料，只剩下約莫一張紙大小的作業空間，桌子下方還擺了裝在紙箱裡的樣品等東西，幾乎連擺腳的空間都沒有。

無論當事人負責什麼工作，都讓人覺得不可思議。

廣告 但現在我們實施了「清桌規定」，所有人的辦公桌，都已經整理與整頓過了。

下班離開公司時，桌面上不能擺放任何私人物品或是與正在進行的工作相關的文件，只准放電腦和電話。

但如果只是把原本放在桌面上的東西塞到抽屜裡，仍不能算是解決問題。

剪刀、釘書機、膠水等文具用品，我們現在都是全部門共用。

假如由員工個人持有文具用品，他們的個人物品將不斷增加。

剛推動此一活動時，我們把大家平常沒在使用的釘書機、剪刀等文具用品收集在一起時，真可以用堆積如山形容。

由員工自己持有，不但增加公司成本，而且再多的空間都不夠放。

另外，我們也徹底做到大家一起分享公務文件。

這麼做的目的不只是「減少用紙」而已。

以前的無印良品裡，大家都比較喜歡自行保有資訊。

為避免這樣的狀況，也為了把工作能否順利完成的關鍵點從「個人」轉移到「組織」，我們現在正推動大家共用文件處理事情的習慣。

廣告 製作完成的文件不是自行保管，而是整理到任何人都能輕鬆找到的檔案夾裡，依部門別放入櫥櫃。

我們還把櫥櫃的門也拿掉，這也是一種可視化。

實施到這種地步後，現在假如討論到到「3個月前在會議中拿到的那份資料，現在收在哪裡？」，任何人都能三兩下把它找出來。

假如像過去那樣，要在資料堆成一座山的辦公桌上找，或是要到不知道擺些什麼資料的櫥櫃裡去找，就得花掉不少無謂的時間。

這種無謂的事假如累積多了，就可能成為扯生產力後腿的重大因素。

大家共享文件還有幾個好處，像是同仁間的溝通變得容易起來，資訊的傳達能力也變好了。

報告、聯絡、商量有礙於人的成長 報告．聯絡．商量，簡稱「報．聯．商」，是工作中必須做到的基本動作—許多社會新鮮人在進入公司時，公司都是這麼教他們的。

這3件事確實很重要，但忙碌的主管就算聽取來自所有部下的報告，也無法一一回應。

他們自己的工作都忙不完了，假如聽完部下的詳細報告後還得一一下指示，將因而損及自己身為主管的生產力。

無印良品是用前一節介紹的DINA系統確認工作進度，以取代報告、聯絡與商量。

完成的期限一到，主管會確認成果如何；假如尚未完成，只要找出問題何在，也就很足夠了。

基本上，小問題就在部門內部尋求解決；但萬一出現重大問題，就要迅速將資訊上呈給經營高層，由經營團隊的成員安排解決制度。

由於是在真正關鍵的時候才這麼做，而不是漫無目的地報告、聯絡與商量，因此並不會降低工作的完成速度。

一般的論點是，報告、聯絡與商量除了可藉由部下向主管逐一呈報資訊而促進雙方的溝通，還可以在麻煩或錯誤還不嚴重時就找出來，在它變嚴重之前就先處理掉。

不過，我的看法是，過度的報告、聯絡與商量，反而是一種有礙於部屬成長的行為。

由於部下經常和主管討論工作的事，可能會比較難培養他們自己的自主性，或是自己花心思多用心的意識。

例如： 「今天早上您指示的這件工作和這件工作已經做好了。

」 「企畫書已送交A公司，但他們反應不是很熱絡，怎麼辦？」 每當部下向主管報告這類事情時，會變成等主管做判斷。

這會讓他們無法養成自己思考、自己行動的判斷力與執行力。

這麼一來，員工慢慢的會變成一個自認為「只要聽從主管指示就好」的人，公司將無法培育出自己思考、自己行動的員工。

假如得要主管下指示才會做事，一旦主管外出或因為開會而不在位置上，工作進度就停滯了。

最後將造成工作的完成速度減緩、生產力低落。

此外，過度的報告、聯絡與商量，也會導致員工以「垂直聯繫」為主，疏於注重「水平聯繫」。

過度重視找主管報告或商量的結果是，員工不再考量到與其他部門間的連帶關係。

我常告訴員工，「局部最適的累積，無法促成整體最適」。

例如，假設總務人事部現在要重新配置人力，因而徵詢各部門對於人力的需求。

海外事業部為了多在海外開店，希望能夠增加人力；品質保證部為了提升品質水準，也希望增加人力。

假如完全接受所有部門的需求，人力勢將無止境地暴增下去。

企業必須把人力的增加控制在不能超過營收成長率的範圍內。

這樣的問題，在無印良品會由社長裁決。

畢竟，最懂得「整體最適」觀點的人，莫過於社長了。

由於過度的報告、聯絡與商量會把員工的意識和所屬部門綁在一起，很容易形成只知考量內部利益的「局部最適」的溫床。

為養成「整體最適」的眼界，領導者別把握在手裡的韁繩拉得太緊，是很重要的。

書籍簡介_無印良品成功90%靠制度：不加班、不回報也能創造驚人營收的究極管理 作者：松井忠三出版社：天下文化出版日期：2014/09/30 作者簡介 松井忠三 1949年生於靜岡縣，現為良品計畫公司會長。

1973年畢業於東京教育大學（現筑波大學）體育系後，進入西友Store（現西友公司）服務，1992年，轉至良品計畫服務，擔任總務人事部長、無印良品事業部部長等職，於2001年就任為社長，並從「企業文化」著手改革陷於虧損狀態的組織，不僅讓無印良品業績呈現V字型復甦，2007年時，甚至創下有史以來最高營收1,620億圓，2008年起擔任現職，繼續肩負起為組織「打造機制」的任務。

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