學習策略工作坊--口頭報告技巧 - 教學發展中心

其實只要記下你的重點，報告時不管發生什麼狀況，只要重點有出來你就會很篤定、報告就有內容。

另外要熟讀記憶，因為PPT的內容一定比你要報告的東西少， ... 話幾乎人人會說，但說的好不好或說的對不對，在這重視溝通能力的現代社會，往往成為致勝與否的關鍵之一．為了幫助同學培養口語表達能力，本工作坊將從口頭報告和溝通技巧兩方面進行討論．希望同學們不僅在課堂報告上有好的表現，更能學習適切表達自己、與人溝通無礙的訣竅． 臺大教學發展中心 回首頁 最新消息 網站地圖 連絡我們 會員登入 學習策略網 自我管理 時間管理 資料蒐集與管理 讀書技巧 閱讀技巧 寫作技巧 課堂技巧 考試準備 口語表達 口語表達 溝通技巧 創意思考 批判性思考 創造力 問題解決 學習態度 學習態度 壓力管理 學習風格 學習動機 學科錦囊 商管類 自然生醫類 理工電資類 語言人文類 社會科學類 綜合資源 綜合資源 我的收藏 SpeechExpression 首頁>口語表達>口語表達 文稿1 演講錄影 回口語表達 主題 日期 學習策略工作坊--口頭報告技巧 2009-06-24 石美倫博士 學習策略工作坊--口頭報告技巧 時間：2008年12月9日地點：臺大新聞所203室講者：石美倫博士（臺大教學發展中心學習促進組副組長）講題：口頭報告技巧整理：劉蘊芝(臺大外文畢)內容：       今天的工作坊首先會先談報告前的準備事項，再來談上台時要注意哪些事情，最後則是討論如何將口頭報告的技巧運用到口語表達能力上。

       從前的人會覺得嘴上功夫是不好的，其實在這個重視溝通的社會，我覺得嘴上功夫也是一門真功夫。

所以要學好口頭報告的技巧，必須先做好幾項心理建設，例如學習將口頭報告當作是個值得把握的難得機會。

雖然現代人聊天機會很多，但是像這樣站在台上、老師同學都很專心地聽你發表意見的機會並不多，所以有這種機會就要好好把握；有時老師還會加入同學互評的活動，這正是你進步的難得機會，所以不要覺得口頭報告是一件很討厭、很難搞的事，而該當作是成長的契機。

另外，要相信成功的口頭報告是可以訓練出來的。

有的老師一拿到麥克風就可以口若懸河，這很可能是後天訓練出來的能力，而平常口齒伶俐的人不一定就會做口頭報告。

3P情境分析—People、Place、Purpose       首先，在口頭報告的事前準備工作中，同學必須針對3P做「情境分析」。

你要先分析聽眾(People)的人數、性別、年齡、地位、態度、知識和需求。

目前同學們的聽眾群比較單純，大都以班上同學為主，但即將就業的高年級同學就要注意其它點，特別是進入商業界工作後你會發現一天到晚都要做簡報，某些口頭報告到這個公司可能很成功，到下一個公司就不一定了，重點在於要找出聽眾中的關鍵人物。

在學校，關鍵人物當然就是打分數的老師，你要說服他，迎合他的需求，這就是成功報告的關鍵。

再來你要分析場地(Place)，選擇最適合的環境。

對同學來說，大部份場地就是教室，但教室有很多種，報告前你需要分析哪種場地較適合你，不適合的話該作什麼調整。

最後要分析目的(Purpose)，也就是你為什麼要做這次報告。

你要以達成聽眾期待為目標進行報告，這樣聽眾才不覺得時間被浪費了。

建立自信的方法       如果真的很不喜歡做口頭報告，以下有一些幫助你建立自信的方法：第一，「自我鼓勵（自我催眠）法」，你可以告訴自己我已經準備的很充分了，或是我的題材很有趣，同學一定會很喜歡。

當全世界的人都說你不好，一定要有一個人說你好，那就是你自己。

第二是「要點記憶法」，有的人上台很緊張，只好把要報告的東西從頭背到尾，這樣報告就會變得很死板。

其實只要記下你的重點，報告時不管發生什麼狀況，只要重點有出來你就會很篤定、報告就有內容。

另外要熟讀記憶，因為PPT的內容一定比你要報告的東西少，所以你必須熟記你要講的東西，報告時再用自己的話流利地說出來。

第三是「情緒調節法」，就是深呼吸1…2…3…。

第四是「目光迴避法」，雖然老師們都說要有eyecontact才有禮貌，但非常緊張時做eyecontact反而會弄巧成拙。

這時可以使用虛視法，就是把視線放在後排上方緩緩移動，讓觀眾以為你正看著他(雖然你並沒有)。

最後是「試講練習法」。

我要強調，不管將來做什麼報告，請一定要反覆練習。

獨自練習也可以，但因為你要在眾人面前報告，最好找家人朋友來試聽，這樣也有助於報告時間與觀眾反應的掌控。

除此之外，報告時記得要穿適宜的衣服。

台灣人很講求隨性和隨意，但報告時穿自己最舒服的衣服來，是萬萬不可的。

請記得一個原則：要穿的比主持人還正式。

對同學而言主持人就是老師，要穿的比老師正式有點困難，但只要正式就好了，例如穿個襯衫，避免牛仔褲和拖鞋，倒不必標新立異。

穿的正式也是在向聽眾釋放一個訊息，就是「你很重視今天的報告」。

給眾人這樣的第一印象是很重要的。

上台前的確認       上台前要做最後的確認：第一，早點到達會場熟悉環境，注意一下講台和時鐘的位置，如果當天要和聽眾做活動，記得要特別注意你和聽眾的距離以及座位排放的方式。

第二，確認報告過程中要使用的設備，例如注意麥克風是有線或無線（這會影響你控制音量的大小和移動性）、電腦的電源線是否找得到插座、投影機的效果好不好、喇叭有沒有聲音、有沒有網路連線等。

第三，要準備好自己的小道具，例如講義、水杯、手錶、光筆。

光筆是很好的工具，但未必每個人都能用的很好。

典型光筆的移動方式是畫圈、在底線移動，但如果到處點來點去、眼花撩亂地亂移，會讓聽眾看了眼睛抽筋，非常吃力。

因此，如果要使用光筆請先多練習，並請記得只挑PPT上的重點強調，不需要每個東西都點，也可以利用聲音或手勢來輔助。

另外一個講者緊張時常犯的錯誤，就是直接用手在電腦螢幕上指來指去，但這樣聽眾根本看不到。

最後要確認的，就是先準備好報告的相關檔案，例如先打開簡報檔。

做好這些準備，你就可以上台了。

報告小技巧       報告是有一些小技巧的，理想的報告結構應該長這個樣子：開場白佔10%，主體佔85%，結語佔5%。

首先就開場白的部份，開場白有很多種方式，最常見的就是致意或問候，例如中午時段可以問同學吃飽了沒，或是一邊測試麥克風一邊問：「後面的同學聽的到嗎？」等問題。

自我介紹也是很好的開場白，或者做個背景介紹（為什麼做個報告？引起問題意識）、流程簡介、利用輕鬆幽默的話開場（不強求，這和個性有關）、引用古今名言，或是使用一張漂亮的圖片等。

一個好的開場就成功了一半，因為它可以吸引老師和同學的注意力。

       就主體的部份，你應該組織報告的內容，強調邏輯性，使段落和結論相呼應，並且插入流程。

第一，報告的內容可以用「故事腳本」或「理論」兩種方式來組織，故事腳本的方式可依時程（過去、現在、未來）、地理環境（亞洲、歐洲、美洲）或階段（實施的階段、注意事項、驗證的階段）來陳述；依時程的方式陳述會給聽眾一個較完整的故事性，依地理環境及階段來陳述則須在總結時作說明會比較清楚。

若用理論來組織報告可使用歸納法、演繹法或辯證法這三種科學方法。

歸納法可以用來說服公司老闆，例如A公司用我們公司產品，B公司用，C公司也用，代表我們產品很好，所以結論就是你們公司也可以用我們的產品。

辯證法通常用來處理較具爭議性的問題，通常會有一方持正方意見，另一方持反對意見，結論是你的看法如何。

演繹法方面，典型例子是薪資結構和勞動意願的關係，例如先假設前提：薪資越高勞動意願越高，經由事實證明的確如此，進而得到結論。

第二，報告的邏輯性非常重要，切忌天馬行空地給很多事實、例證或資料，卻讓人摸不清主題；口頭報告並非以多寡取勝，而是你去組織整理出自己的理論。

有些同學做PPT的方法是塞了很多資料，但那不是很理想的方式，倒不如釐清自己的想法、抓個主題，然後用邏輯性的方式排出來才是最令人印象深刻的。

第三，段落和結論應相呼應，請不要講到中間連自己都忘記講到哪裡了。

最後，要有插入流程的彈性。

所謂插入流程就是報告過程中可能會有一些突發狀況（如同學問問題），這些都應該在你的預估之內，你也可以趁機回答一些你在報告中不會講到的東西。

報告的總結       最後我們來看總結。

總結分摘要、結論、後續動作和結語。

摘要就是簡潔地回顧報告全貌，然後致謝結束。

結論是重申所持的論點，讓大家離開教室後還會記得講者所持的意見。

後續動作包括討論和Q&A，通常期末報告或個人口頭報告不會留下太多討論時間，但如果真的有這麼一段時間，同學可以趁機好好想想這個報告帶給你的想法。

這一點是TA養成中很重要的部份，因為聽眾所提的問題可以是一個研究的開始而不是結束。

Q&A也是交換意見的時間，雖然講者無法掌控會出現哪些問題，但如果能善用，不但可以補足報告不足，還可以引發更多有趣的論點，所以講者不必害怕它，反而該知道Q&A正是可以學到新東西的時機。

另外，記得總結時千萬不要天外飛來一筆新資料，或是忽然講一個之前沒有提過的要點與訊息，即使你認為是重點；此外也不必無意義的謙虛，這只會浪費時間。

提問的用意(Q) 應對的方法(A) 單純針對不懂之處發問  回答問題 想要表達自己的意見  「這點是非常重要的」 提出反對的理由  「找出反對的理由」 想要驗證報告的內容  提供相關資料 想要出風頭  「這是非常好的建議」 故意刁難  設法結束問題 想要陷害主講人  設法結束問題 團隊報告       就團隊報告的部份有幾點要注意：首先可依內容區分，各自由一位同學負責報告。

第二，開場白和總結都由同一人負責比較具完整性。

第三，若人數過多，可選派代表上台報告，而不是一群人全部擠在台上，輪到誰的時候就上場。

選出代表上台報告，並且全組事先跑過一遍可以讓報告更流暢，看起來也更專業。

最後，面對提問時，可由一位同學代表接受問題，再指定相關人員回答。

輔助器材        報告可以使用視覺輔助器材，它具有「有助理解，引發興趣」、「加深印象，集中注意力」、「提醒講者，不致於離題」、「有效控管時間」四大功效。

但它也有「technicalproblems」、「過度依賴」、「照本宣科，缺乏互動」、「用的不適當」四大缺點。

常用的簡報輔助工具有電腦螢幕、投影機、整合導覽面板、幻燈片、白報紙架、講義等。

電腦螢幕通常使用在沒有投影機的圓桌會議，優點是不需要大型設備，缺點是畫面太小；投影機是目前最常用的輔助器材，適合人多的場合，製作簡易，且可以遠距操控，只是準備工作比較費時，且當講者照PPT的稿子念時，容易變成單向溝通；整合導覽面板和幻燈片現在較少人在用了，因為製作很費時；白報紙架的優點是有講過的內容有記錄可查，可以清楚知道從過去到目前所講的內容；講義是最基本的道具，也是除了服裝之外同學可以掌控的部份。

講義有輔助的效果，也可能造成聽眾猛看講義不聽講者，這時就要自己衡量要在講義上放什麼東西。

       投影片的製作有幾個原則，其最高原則就是一張投影片講1~2分鐘即可，內容求精不求多，講不完就算了。

第二，文字要簡要，每頁文字不宜過多，字體不宜太小。

第三，顏色要清晰，標題清楚；根據色彩學，深藍色的背景加上鮮黃色的文字最吸引人，還要注意背景太淺會投影不出來。

第四，格式和外觀要注重專業感，避免不必要的動畫和插圖。

第四，一定要記得檢查拼字，尤其英文的部份。

最後，一定要註明文獻的出處，這是同學常常忘記的。

口語表達能力       以上口頭報告的一些技巧，其實可以應用在口語表達能力上。

首先，要做一個口才好的人，說話要有說服力，這牽涉到你在語言上用了什麼字句、慣用語和文章，在非語言上則牽涉到你用了什麼肢體語言、表情、姿勢、態度，甚至你的服裝、髮型和隨身配件也會影響。

其次，有三個不可或缺的要素要注意：第一就是要陳述自己的意見，而非堆砌一堆資料而已。

再來要有感情，如果你不喜歡這個題目，請你表現出你喜歡它的樣子；如果你真的喜歡，那就盡情地表現出你的熱情和誠意。

最後，你的報告要具備事實資料，即真實事件、情況、引用文獻、具體數據等。

第三要把話講清楚，這牽涉到你在速度、音調、語氣、音量、停頓等細節的調整。

第四，要減少不必要的習慣用語，例如發語詞（嗯…啊…）、口頭禪（然後…）、贅詞（那個嘛…這個喔…對耶…）等。

當發覺自己想說「嗯」時就把它吞下去，讓它變得沒有聲音，這樣還可以在談話中加入停頓的空間，讓自己有換氣喘息的空間。

第五，要讓大家聽得懂，尤其是出現專有名詞和術語時，要視狀況做調整。

例如對著一群專業人士做簡報時，你可能就需要使用他們的專業術語，以顯示自己有做功課；若你面對的只是同學，就沒必要一直套用。

簡言之，報告的原則是要讓大家聽得懂，把話說清楚，重點才會明顯。

       基本上，口頭報告就是把重點抓出來，有條理的說，而不是把一堆資料塞進PPT裡。

好的報告應該在講完後引發大家做一些思考，所以提綱挈領地把重點說出來就好，不需要太拘泥細節。

謝謝大家！             我貼! 收藏 我要推薦(0) 留下推薦訊息： 地址：10617臺北市羅斯福路四段一號　　No.1,Sec.4,RooseveltRoad,Taipei,10617Taiwan瀏覽人數195058 TEL：886-2-3366-9588　FAX：886-2-3366-9594　　E-mail：[email protected] 國立臺灣大學教學發展中心　版權所有　Copyright©2008CenterforTeachingandLearningDevelopment.AllRights.Reserved top