你的報告，老闆聽得懂嗎？做簡報前，先確定「問題」類型

（本文摘自《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》一書，以下為摘文。

） 所有的問題都可以區分成一、恢復原狀型、二、防杜潛在型、三、追求理想型等三種類 ... 華人精英論壇|城市學|健康遠見|遠見行動誌|電子報|FACEBOOK|註冊|登入為提供您更多優質的內容，本網站使用cookies分析技術。

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我了解關閉首頁好享生活職場生涯你的報告，老闆聽得懂嗎？做簡報前，先確定「問題」類型文/一流人   2020-07-06瀏覽數24,700+僅為情境配圖。

取自unsplash分享分享複製連結編按：做簡報時，一定要先理解會議目的，才能夠整理出簡報目的以及脈絡，讓討論更順暢！尤其是知道困擾對方的問題屬於哪一種類型後，便能了解構成簡報架構的重要課題是什麼。

（本文摘自《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》一書，以下為摘文。

）所有的問題都可以區分成一、恢復原狀型、二、防杜潛在型、三、追求理想型等三種類型（依據TH法）。

知道困擾對方的問題，隸屬於上述三種類型的哪一種，不僅能夠看清問題的本質，亦有助於尋找解決方法。

多數問題都是「恢復原狀型」第一種是「恢復原狀型」，這是已經出現症狀的問題類型。

例如：營業額銳減、感冒、車子故障等，已演變至損壞的狀況，都屬於此一問題類型。

解決之道就是恢復原狀，將事物恢復到原本的狀態。

一般所謂的「問題」，大都是指恢復原狀型的類型。

其次的「防杜潛在型」，意指雖然尚未出現症狀，但繼續放任不管的話，將演變成大問題的類型。

有時還伴隨著緊急性：當少子化越演越烈，將造成年金制度的崩壞；再不加油就沒油了；顧客持續增加的話，資訊系統將會超載等，都屬於此類型。

解決之道是維持現狀，避免狀況惡化。

最後一種「追求理想型」，則是指那些並未損壞、放任下去也不會造成問題的類型。

之所以把它視為問題，是因為它有可能變得更好。

此類型意味著理想和現實之間的差距，也就是說有改善的餘地。

解決之道是達成理想的狀態。

不同問題類型，有不同流程及架構知道困擾對方的問題屬於哪一種類型後，便能了解構成簡報架構的重要課題是什麼。

如果困擾對方的問題是恢復原狀型：（一）掌握到底發生了什麼問題（掌握現況）（二）視情況所需，將危害控制在最小限度（緊急處置）（三）查明原因所在（分析原因）（四）思考該如何修復（原因處理）（五）研究對策，避免再度損壞（防止復發）如果困擾對方的問題是防杜潛在型：（一）設定一個一旦發生會造成困擾的問題（設定問題）（二）查明造成此問題的誘因（查明誘因）（三）思考預防問題發生的對策（預防對策）（四）思考問題發生時的對策（發生時的因應對策）如果困擾對方的問題是追求理想型：（一）分析問題點的優缺點（資產盤點）（二）選定追求的理想＝目標（選定理想）（三）思考可達成理想的對策（行動計畫）實際做簡報的時候，可依照各問題類型的架構，一一闡述各個重要課題。

在判斷問題屬於三大問題類型中的哪一種時，有時會發現，對方和我們的認知是有差異的。

這時，你對眼前困擾的判斷是否符合對方的認知，就顯得非常重要。

舉例來說，即使發表者非常確定已經出現狀況，但對方完全不這麼認為，想必也聽不進任何建議吧。

這時，與其想盡辦法讓對方了解這是恢復原狀型的問題，且已演變至損壞狀況，倒不如把問題歸類到防杜潛在型或追求理想型，反而更能說服對方。

若簡報發表者對於問題類型的認知，和對方完全不同，將大大降低內容的說服力，這一點請務必留意。

正確定義問題了嗎？——雞同鴨講的失敗簡報案例小田島是大型金融機構的法人業務。

他努力勸說中堅上市公司的經營團隊回購股票，但雙方對問題類型的認知似乎不同。

小田島：（經過15分鐘的說明後）「如同上述說明，依照金融理論來計算貴公司股東的整體報酬率時，可發現原本的數字已大幅下降，再者，依照資本資產訂價模式（CapitalAssetPricingModel，簡稱CAPM，廣泛應用於投資決策和公司理財領域）來計算股價，也會發現理論上的數字也大幅減少。

加權平均資金成本（WeightedAverageCostofCapital，簡稱WACC，在金融活動中用來衡量一間公司的資本成本）又過高，這也是一大問題。

」經營團隊A：（說了那麼多，最後竟然說股價即將走低。

這傢伙到底在說什麼啊！這半年來，本公司的股價明明很穩定的成長。

話說回來，金融理論什麼的，我根本不懂……還有，什麼資本資產訂價模式，什麼加權平均資金成本的，那到底是什麼？財務方面，我只知道ROE（股東權益報酬率）和股利發放率而已。

）小田島：「因此，為突破這樣的局面，我建議利用股票回購的方式，發放紅利給股東。

現在事態非常緊急。

」經營團隊B：（利用股票回購的方式，發放紅利給股東？為什麼要這麼做？給股東的報酬率太低？我沒聽說哪個股東抱怨過啊……而且我們一直有發紅利，為什麼還要回購股票？）小田島：「過去股票攤銷或股票選擇權等的股票回購，有其目的限制，但2001自從年商業法修正後，已經可以不限制目的地持有庫藏股了。

再加上2003年商業法修正後......。

」（按：庫藏股，用公司的資金買回公司自己的股票。

）社長：（說了一堆股票回購的事，但這傢伙根本什麼都不懂。

明明什麼問題都沒有，他只想藉由本公司的股票回購賺點手續費吧！對了，我和另一家金融機構談的併購案，不知道進行得如何了......。

）﹝打斷簡報﹞「不好意思，我突然想起一件急事，所以今天就到此為止吧。

有需要的話，我會再和您聯絡，今天就請您先回去吧。

」小田島：「咦？喔......謝謝您。

」剛才那個報告，哪裡有問題？圖／僅為情境配圖。

取自pexels難得有機會向社長做簡報，卻被中途喊停，看樣子，似乎就要失去客戶的信賴了。

對方不認為現在處於恢復原狀型的問題狀態小田島似乎從一開始就發現該公司已經出現狀況，面臨的是「恢復原狀型」的問題類型。

但對方卻認為，無論是在股東權益或股價方面，都沒有任何問題。

因為有按時分發紅利、股價很穩定、股東也沒有任何批評，所以，當小田島平白無故的提醒公司已演變至損壞狀況時，對方才會一頭霧水。

堅持說服對方現況已演變至損壞狀況雙方對於公司現況處於哪一種問題類型，在認知上有差異的情況下，小田島卻拚命想說服對方認清問題的嚴重性，因此，他使用了「事態」、「已大幅下降」、「一大問題」、「非常緊急」等煽動不安的駭人字眼。

這些字眼用得愈多，反而愈容易刺激對方反駁：「才沒這回事！」使用艱澀的說明，毫不考慮對方的程度精通金融及企業財務的小田島，在說明時使用了超過聽者理解程度的專業詞彙，結果對方非但不能理解，還產生反感。

經營團隊並非每個人都具備高水準的金融、及財務相關專業知識，所以使用符合對方理解程度的說明，是發表者的責任。

正確定義問題，先求同、再存異——成功案例小田島：「......以上是我對貴公司近年來的股價及股東權益政策上的了解。

我的結論是，貴公司無論在ROE、每股獲利、股利政策或股價的變化上，都有高水準的表現。

」經營團隊A：（沒錯。

現在經營公司的人，不重視股東權益可不行。

這一點就連製造業出身的我也知道。

所以我都50幾歲了，還在偷偷學習ROE及股利發放率等知識呢。

）（對公司現況的認知與對方一致。

而且，說明內容也未脫離對方的財務知識範疇。

）小田島：「貴公司不僅業績表現亮眼，也讓人感覺到在經營方面，極重視股東權益。

」經營團隊B：（這家金融機構挺了解本公司的狀況嘛......我們對事業及財務可是同等重視的。

）（對現狀並未出現問題的認知與對方相同。

）小田島：「事實上，此次分析貴公司的財務現況時，我發現了一個日後可能出現的問題。

我利用現今多數投資法人，及證券分析師常用的財務理論進行分析，發現在重視股東權益的經營方針上，尚有不小的改善空間。

」（發表者迎合對方對現狀的認知後，以「防杜潛在型」的方式點出問題所在。

然後用「改善空間」來加以包裝，表現出「追求理想型」的態度。

」社長：（本公司固然重視股東權益，但制度確實不夠完善。

我本來還想，這場簡報要是無趣的話，就中途離席呢，看來還是繼續聽下去比較好。

）簡報的基本原則，是先闡述「結論＝最想傳達的事情」，然後再說明理由，以佐證結論。

所以，簡報的整體結構就是金字塔結構（如下圖一）。

所謂簡報，即是把金字塔結構裡的每一層訊息，由上而下逐一說明，並在最後再次確認結論。

圖／金字塔結構。

一開始就明確提出結論＝最想傳達的事情，可以把內容被誤解的可能性減至最低。

然而，我們常見的簡報形式卻是從細節開始說明，最後才導入結論。

這種方式會讓聽者難以掌握重點，最好避免採用。

接下來，我們來看簡報的整體形式，及其結構和組成順序。

首先，簡報的主旨，必須一開始就在概要及主摘要兩處載明清楚（❷）（如下圖二）。

圖／麥肯錫簡報的基本結構。

接著再表明具體的主要訊息（此次簡報最想表達的事）（❸）。

支撐主要訊息的根據及理由，則由數個關鍵訊息來構成，而各個關鍵訊息又以多個次要訊息為依據（❹❺❻）。

此外，主題則用來表明該頁面所要闡述的是什麼。

根據這樣的結構，簡報裡的每個「版面」，都是用數個下位訊息（標準是3個，最多5個），來佐證一個上位訊息。

最後（❼），再次提出結論＝最想傳達的事情，告訴聽眾簡報的主旨。

因為聽眾是健忘的，不可能完全記住並理解簡報的內容，所以必須在結束前，再次提出結論，以確定聽眾理解簡報的主旨。

一個關鍵訊息要由三個次要訊息來佐證，所以根據圖二來製作簡報資料的話，除了封面之外，還需要製作六張頁面。

過於著重動畫，小心反效果升級版的簡報軟體，多了一個動畫選項。

使用PowerPoint做簡報時，光是切換畫面的選項就有：切換投影片、淡出、推入、擦去、分割、顯示、隨機線條、圖案等。

而且，各個選項之下，又有各種不同的選項。

音效也是一樣。

針對動畫和音效，我的建議是要節制使用。

雖然有些發表者很明顯的偏好使用動畫及音效，但為防止打斷聽眾的專注力，造成反效果，商務簡報禁止過多的動畫和音效。

在製作簡報時，過分花俏的動畫與音效，也很可能引發聽眾的反感，要有節制的使用。

強調對比就用互補色和動畫一樣，配色方面也要注意。

使用數個同色系的顏色，是配色的基本原則。

想要強調對比的話，不妨使用互補色。

最具代表的互補色，是紅和綠。

但因為紅綠的對比過於強烈，看久了會使眼睛疲勞，所以要有節制的使用。

另外，黃色和紫色也是對比強烈的互補色，但是白色背景突顯不出黃色，使用上仍需多加注意。

任何顏色塗滿整個頁面都會形成視覺上的壓力，這時若能妥善利用漸層，有層次的調整顏色濃度，可減輕視覺上的負擔。

另外，讓靜止畫面產生動感，也是漸層的優點之一。

圖／《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》一書，高杉尚孝著，李佳蓉譯，大是文化出版。

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