搞定商用英文書信，職場應對超得體 - 快融化了

商用英文書信、正式英文EMAIL究竟要怎麼寫呢？ ... 感謝您八月十日對我們產品的議價。

... 因為我們的現貨逐漸短缺，我方建議您盡速下單。

快融化了 跳到主文 ~~~~~ 部落格全站分類：生活綜合 相簿 部落格 留言 名片 Sep05Mon201620:31 搞定商用英文書信，職場應對超得體   工作後， 撰寫商用書信或EMAIL跟客戶洽談合作事宜是避免不了的， 剛開始寫商用書信時，一頭霧水不知該從哪下手， 尤其是英文商用書信最讓人一個頭兩個大了！       商用英文書信、正式英文EMAIL究竟要怎麼寫呢？ 該怎麼稱呼對方？怎麼講重點？ 又應該如何有禮貌地結束信件？ 如果你有以上所提到的疑惑， 這篇文章提供一系列商用英文書信的範本， 讓你職場應對超得體。

    在正式進入商用英文書信主題前， 首先，來個重點提示 在寫商用英文書信的時候最重要的是語氣和文法， 尤其是跟nativespeaker溝通的時候要特別注意文法喔。

        商用英文書信範例(一) 【回覆對方的來信】 WehavereceivedwithmanythanksyourletterofMay20. 感謝您五月廿日的來信。

    原文範例 DearSirs, WehavereceivedwithmanythanksyourletterofMay20,andwishtoexpressoursinceregratitudeforyourkindnessinpublishingourwishinyour「TradeOpportunity」. Webelievethearrangementyoukindlymadeforuswillconnectuswithsomeprospectivebuyersandbringasatisfactoryresultbeforelong. Wethankyouagainforyoutakingtroubleandwishtoreciprocateyourcourtesysometimeinthefuture.     翻譯範例 敬啟者： 感謝您五月廿日的來信，對於您的「商務機會」刊物中刊登我方的訊息，表達我方誠摯的謝意。

我們相信您為我方善意的安排，將會讓我方獲得一些有機會的買家，長久之後會有令人滿意的結果。

再次感謝您撥冗協助，希望將來有機會報答您的協助。

                商用英文書信範例(二) 【回覆議價】 Uptonowwecannotentertainyourcounteroffer. 我們至今無法接受你們的議價。

    原文範例 DearDavid, WeappreciateyourcounterofferofAugust10aboutourgoods. Asthemarketisadvancingyoursuggestedpriceisratheronthelowside.Uptonowwecannotentertainyourcounteroffer.Withreferencetothegoodsyouordered,wehavedecidedtoacceptyourorderatthesamepriceasthatoflastyear. Asourstocksarerunningshort,wewouldadviseyourorderassoonaspossible. Wetrustyouwillnowattendtothismatterwithoutfurtherdelay.     翻譯範例 親愛的大衛： 感謝您八月十日對我們產品的議價。

由於市場看好，貴公司建議的價格偏低。

我們至今無法接受你們的議價。

關於貴公司訂購商品，我們決定按去年價格接受貴公司的訂單。

因為我們的現貨逐漸短缺，我方建議您盡速下單。

我方相信貴公司會毫不延誤地關心此事件。

          商用英文書信範例(三) 【取消報價】 Weregretwearenotinapositiontoaccepttheorderattheprices. 很抱歉無法按此價格接受訂單。

    原文範例 DearSophia, WehavereceivedyourletterofJuly2. Aswagesandpricesofmaterialshaverisenconsiderably,weregretwearenotinapositiontoaccepttheorderatthepriceswequotedhalfayearago.Iamafraidwehavetomakeanewofferforyou.Inviewofthelongcontinuanceofyourpatronage,Weshalldoourutmosttodoatthelimitdespitetheenhancedcostofproduction.Pleasefindtheattachedpriceslistandourbestofferforourproducts. Wehopeyouwillbesatisfiedwithourquotation.     翻譯範例 親愛的蘇菲亞： 我們已經收到您七月二日的信件。

由於工資和原料價格大幅度上漲，很抱歉無法按我方半年前所報價格接受訂單。

有鑑於貴公司長期持續的惠顧，雖然生產成本提高，我方仍將盡力以限價成交。

請參考附件價格表和我們所提供最優惠的產品價格。

我們希望貴公司能對我們的報價感到滿意！           商用英文書信範例(三) 【代理權談判】 WerecommendourselvestoactasyoursoleagentforyourcamerainTaiwan. 我方自我推薦作為貴公司相機在台灣的獨家代理商。

    原文範例 DearSirs, BCQisareliablecompanywithwideandvariedexperienceinthelineinTaiwan. Havinghadanexperiencedstaffofsalesrepresentativesandmanyexcellentshowrooms,werecommendourselvestoactasyoursoleagentforyourcamerainTaiwan.EnclosedisourAgencyContractNo.278indetail. Thankyouforyourtime,andwearelookingforwardtohearingyourreplyassoonaspossible.     翻譯範例 敬啟者： BCQ公司為一家在台灣信譽可靠的公司，在此行業擁有豐富的經驗。

我們擁有經驗豐富的銷售人員和許多一流的陳列室，我方現今自我推薦作為貴公司相機在台灣的獨家代理商。

請詳見附件編號278代理權合約明細。

感謝您的撥冗，我方期待盡快得到您的回覆。

            商用英文書信範例(四) 【財務信譽諮詢】 Anyinformationyoumaygiveuswillbeheldinabsoluteconfidence. 任何您所提供的資訊絕對會私下地進行。

    原文範例 DearSir, OPCCo.,whohasrecentlyproposedtodobusinesswithus,hasreferredustoyourbank. Weshouldfeelverymuchobligedifyouwouldinformuswhetheryouconsiderthemreliableandtheirfinancialpositionstrong,andwhethertheirbusinessisbeingcarriedoninasatisfactorymanner. Anyinformationyoumaygiveuswillbeheldinabsoluteconfidenceandwillnotinvolveyouinanyresponsibility. Weapologizeforthetroublewearegivingyou.Anyexpensesyoumayincurinthisconnectionwillbegladlypaiduponbeingnotified.     翻譯範例 敬啟者： OPC公司最近要求和我方能有商業往來，對方指示我方向貴銀行查詢。

貴銀行如能提供我方，有關於此公司是否為一值得信賴的公司、對方財務是否健全、對方業務資格是否符合等事項，我方將不勝感激。

任何您所提供的訊息將完全在秘密中進行，無須貴銀行擔負責任。

對於所造成的困擾我方感到很抱歉，任何因此而發生的費用，經正式通報後，我方將會願意支付。

            商用英文書信範例(五) 【拒絕對方提出的合作計畫】 Weregrettoinformyouthatwearenotinapositiontoenterintobusinessrelationswithanyfirms. 我們很遺憾地通知您，我們無法和其他公司洽談商務事宜。

    原文範例 DearSirs, ThankyouforyourletterofMay4proposingtoestablishbusinessrelationsbetweenourtwofirms. Muchasweareinterestedindoingbusinesswithyou,weregrettoinformyouthatwearenotinapositiontoenterintobusinessrelationswithanyfirmsinyourcountrybecausewehavealreadyhadanagencyarrangementwithGoGoTradingCo.,Ltd.inTaiwan.Accordingtoourarrangementonlythroughtheabovefirm,canweexportourproductstoTaiwan. Underthecircumstances,wehavetorefrainfromtransactingwithyouuntiltheagencyarrangementexpires.Yourletterhasbeenfiledforfuturereference. Thankyouagainforyourproposalandyourunderstandingofourpositionwillbeappreciated.     翻譯範例 敬啟者： 感謝您五月四日來函欲和我方建立雙邊商務關係。

儘管我方對於和貴公司建立商貿關係非常有興趣，我們卻必須遺憾地通知您，因為我方已和台灣的GoGo有限公司有代理協議，所以我方無法和任何在貴國的公司有商務關係。

根據協議，我方惟有透過上述公司才得以出口我方產品至台灣。

在此情形下，我方必須抑制與您的合作直至協議到期為止。

貴公司的信件已被存檔以備將來的合作可能。

再次感謝您的提議，您能考慮我方的立場將使我方感激不盡。

            商用英文書信範例(六) 【久未接獲訂單】 WehavenotreceivedyourordersincelastOctober. 自從去年十月我們就沒有接獲您的訂單。

    原文範例 DearChris, WehavenotreceivedyourordersincelastOctober.Weneedtofindoutwhatthetroublehasbeen.Wasourservicenotsatisfactorytoyou?Ordidwedosomethingwrong? Itisourpolicytorenderthebestservicetocustomers.Youhavealwaysbeenconsideredasoneofourregularcustomers,foryouhavegivenusremarkablepatronage.Weneedyouandwedonotwanttoloseyourbusiness.Wehopetohavethepleasureofservingyouagainsoon. Yourkindreplywillbemuchappreciated.       翻譯範例 親愛的克裡斯： 自從去年十月我們就沒有接獲您的訂單，我們需要查明發生了什麼問題。

是我們的服務您不滿意或是我們做錯了什麼事？ 提供服務給我們的客戶是我們的宗旨。

因為貴公司出眾的業績，被視為是我們長久以來的老客戶。

我們需要也不想失去貴公司的生意。

我們希望還有機會為您服務。

您的善意回覆，我們將不勝感激。

          商用英文書信範例(七) 【確認合約】 Pleasecheckallthetermslistedinthecontract. 請您檢查一下合約的所有條款。

    原文範例 Jeff, I'mgladthatwe'veagreedontermsoftheagencyafterthepastfourmonths. EnclosedisourAgencyContractNo.278induplicate,acopyofwhichpleasesignandreturntousforourfile.Pleasecheckallthetermslistedinthecontractandseeifthereisanythingnotinconformitywiththetermsweagreedon. CanyouspeedupthecontractandletushaveitnextFriday?yourspecialattentiontothiswillbehighlyappreciated.     翻譯範例 傑夫： 很高興在過去四個月中，我們就代理權一事取得了一致的意見。

茲附上我方代理權編號278號合約，一式兩份，請署簽其中一份，並將它寄回我方存檔。

請您檢查一下合約的所有條款，看看是否與我們達成協議的條款有不相符的地方。

你們能不能加快簽訂合約的速度，下星期五就給我們呢？承蒙特別關照此事，我方將不勝感激。

          商用英文書信範例(八) 【取消訂單】 Weregretthatwehavetocancelourorder. 很抱歉，我們不得不取消訂單。

    原文範例 DearOliver, Thankyouforyourarrangement.Wehavereceivedyourgoodsyesterday.ButI'msorrytosaythisqualityisnotsosatisfactory. Iwouldsaythatitwasunwiseofyoutosupplysuchunqualifiedgoods.Weregretthatwehavetocancelourorderbecauseoftheinferiorqualityofyourproducts. Forallconsequencesarisingfromcancellation,Weconsiderthatyouareallheldliable. Werecommendthismattertoyourpromptattention.     翻譯範例 親愛的奧利維： 謝謝您的費心安排。

我們昨天已經收到您的商品。

但是很遺憾，這個品質不太令人滿意。

我只能說您所提供不符合規格的商品是非常不明智的。

很抱歉，由於貴公司產品品質低劣，我們不得不取消訂單。

我方認為貴公司對於取消訂單所引起的一切後果，應負全責。

我們建議您立即針對此事回覆。

          以上商用英文書信範例， 有沒有發現句型、用法都有跡可循， 撰寫商用英文書信沒有想像中如此複雜。

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