【準備報告的終極秘訣】大學生、新鮮人必看! - 成長卡波
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聽到要上台報告,卻不敢舉手爭取表現機會? ... 這是自主訓練時 最簡單也最快速的方法 ,現在簡報軟體都有支援邊簡報邊進行錄製的 ... 簡報技巧教學.
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大學時期到出社會後,上台演講的機會是越來越多,你是不是那種聽到要上台報告,卻不敢舉手爭取表現機會的人?是因為害怕上台,還是害怕出糗?
總是羨慕別人可以不畏懼上台,口才又好?自己上台前卻身體僵硬、講話狂發抖、腦袋一片空白,甚至忘記自己要說什麼…
如果你想改變自己,培養自己在台上的表現力,就跨出舒適圈,跟我一起練習如何準備一場好的報告吧!我將會告訴你在準備報告時要注意哪些問題,以及要避免做哪些事情,能幫助你更好地完成一個報告。
內容目錄
為什麼要爭取每次可以上台的機會?如何克服上臺恐懼?如何準備報告?事前準備確認簡報內容編排熟練報告過程避免緊張注意詞速眼神交流肢體語言服裝儀容報告結尾Q&A問答製作結語或附錄結論模仿是學習的第一步TED奇葩說多參考相關案例或書籍延伸閱讀
為什麼要爭取每次可以上台的機會?
上台報告是大多數人都需要經歷過的,大學時期會有學習報告、專題報告…等,出社會後會有業績報告、進度報告、甚至是跟客戶的簡報,每一次的報告其實都能展現你的個人能力,但是很多人都恐懼去主動爭取,即便自己渴望有展現自我的機會,也因為害怕上台,而錯失良機。
希望透過這篇文章,能讓你願意跨出舒適圈,盡情地展現自己。
如何克服上臺恐懼?
恐懼之所以會產生都是因為「過往記憶」及「預測未來」所造成的。
例如:你害怕考試忘記帶准考證,可能是因為老師不斷的提醒你之前有學生因為忘記帶而不能進考場(過往記憶)你害怕上台,有可能是因為你預想自己會發生失誤、出糗或是表現不如預期、比不過別人等(預測未來)。
這些都是還沒發生,但你已經先自己嚇唬自己。
所以發生恐懼時,要先覺察自己正在恐懼,就能避免自己被恐懼吞噬,覺察到之後要轉換自己的思考模式,並且專注於當下該做的事情,就能有效的克服恐懼。
「上台不緊張絕對不是天生就會的」,很多人會羨慕那些口才好的人,但其實口才好與會報告是兩件不同的事,或許口才好能少一點練習的時間,但其實也有很多口才好的人是不敢上台的,原因是「口頭報告完全是靠練習而來的」,沒有足夠的練習,口才再好也無法完成一場好的報告。
我以前也是那種上台就會緊張的人,不太敢在台上表現自己,因為怕出糗,後來因為報告的機會越來越多,我認為這是一項很重要的能力,所以我就逼迫自己練習,找到一個最適合自己的演講方式,因此我多了很多機會能去展現自己,還因此提升了自己口語表達的能力,從此以後,對於準備報告這件事充滿了更多的自信,也能更迎刃有餘的面對挑戰。
如何準備報告?
首先我將準備報告分為「事前準備」、「報告過程」、「報告結尾」三個階段,這三階段分別有各自需準備的事情。
事前準備
事前準備可以說是完成一場好的報告最重要的階段,所有的細節都在這裡須一一確認,才能確保觀眾能感受到你準備報告的用心程度。
確認簡報內容
首先第一步,就是要確認你的簡報內容,因為我知道有些報告的簡報製作者與演講者是不同人,因此,在這階段務必要做好各種確認,以確保它能符合你的報告習慣。
主題的掌控
有些人即使知道報告主題是什麼,也不見得能掌握到重點,這時候主題的掌控就很重要了,很多時候不論是教授、主辦單位、主管,他們都只會丟給你一個主題要你做,也沒說清楚到底想傳達什麼?做這份報告的宗旨跟目的是什麼?所以弄清楚目的是很重要的。
我在大學時期做報告時,教授給的題目是Uber&UberEats的個案報告,那時候我就很疑惑,這兩家雖然說是同一家公司,但他們的服務項目並不一樣,到底是要針對產品說明呢?還是要針對企業的理念及創業過程?班上的同學也只大概聽到了要做個案報告,沒有人清楚教授想聽到的究竟是什麼內容。
因此,我就主動去詢問教授,並依據提問的對話做出簡報大綱。
報告結束後,不僅得到教授的認可,後續還有很多同學來跟我們要大綱想參考。
同樣的問題也發生在出社會以後,老闆要我做的一份報告是SEM行銷的報告,他就只說了這樣,卻沒說清楚目標對象是什麼?我要做給誰看?因此我選擇直接詢問。
職場上很常發生的問題就是,很多老闆他講不出他想要的到底是什麼,他只是丟出一個想法要你去執行。
因此,你一定要主動去詢問,用引導的方式也好、提問的方式也好,多問一點慢慢拼湊出來就會有個方向了,千萬不要有問題都不發問,就自己默默地做,到最後很有可能做出完全不是他要的東西。
一方面會被認為能力不佳,一方面浪費了一堆時間還是要重做,你也會覺得很委屈,適時的溝通在職場上是非常重要的。
如果想了解可以看這篇文章《高情商的職場溝通術,老闆不表明自己的想法怎麼辦?》
總之,不論是什麼報告,認真對待的態度很重要,你要準備一份報告不只是為了自己,而是要「站在聽者的角度思考」,確實掌握他們想了解的內容有什麼,這樣才能做出一份有意義的報告。
內容長短
在報告前要先確認你的簡報內容會不會太長或太短,通常報告前都會給一個預計可以發表多久的時間,所以建議你在報告前評估內容跟頁數是否符合時間,太快或太慢都會造成扣分效果,最好的方式就是在報告前先計時或錄影,測試自己的語速跟內容是否合適,觀眾的聽覺感受如何…等。
放入來源出處
不管是什麼類型的報告,通常評審或教授都希望看到你的參考來源是什麼,即便是公司簡報,如果在製作過程中有使用到官方數據、或資料進行佐證,通常都需要放入來源出處,以確保沒有侵權等問題,也能讓觀眾感受到你的專業度及細心度。
避免特效過多
「好的特效帶你上天台,壞的特效帶你下地獄」
盡量避免簡報中的動畫效果過多或是過慢,有很多人習慣在簡報內加入華麗的特效,或是套版的模板本身就有很多特效,但是你沒注意到,就讓一堆不相干的特效放進報告中,這樣做可能會為你的簡報帶來扣分效果,因為過多的特效容易干擾台下的觀眾、模糊焦點,他們不知道該注重你的特效還是專心聽你說話,對觀感而言也會有失專業感。
最好的方式是在你練習報告時,請人幫你看看這些特效是不是有必要留著,會帶來加分效果還是扣分效果,如果特效太慢也要適時地調快速度,避免你這頁都講完了結果特效還沒跑出來。
反覆檢查檔案
檢查內容有無錯字、變換裝置時會不會跑版、字型有沒有跑掉…等,確保所有的內容都正確且無誤後,建議存檔時再多存一份PDF檔,避免萬一軟體版本不一樣照成跑版或是無法播放等問題。
編排
在口頭說明時,好的編排可以說是在眾多簡報中能脫穎而出的重點,呈現出觀眾想看的簡報內容、編排出觀眾想聽的內容,就能為你的報告大大加分。
清楚目標對象需求
好的報告就要能傳達觀眾想聽的重點。
如果你是在跟老闆或投資者報告,他們通常都不會有太多時間聽你說太多細節的東西,想聽到的重點只有「怎麼賺錢」,因此了解目標對象想聽什麼很重要。
你想想看,如果你是一個初次接觸到這個主題的人你最想聽到什麼內容?站在觀者的角度去思考,能避免做出不符合預期的東西,就更能做出飽滿且充實的內容。
而這些預期,都要能隨時根據不同的對象進行調整。
如果你的觀眾是教授或評審,那你就要注意避免講過於初略或太淺的東西,盡量著重在亮點及特色的展現上,但如果你的觀眾是學生或是初次接觸的人,你就要避免刻意用艱澀的術語或邏輯去講述,盡量將用淺顯易懂的語言溝通,避免台下的人完全聽不懂。
說明架構
一個報告的起頭,通常都要有一個好的架構,好的架構包含你所說的主題相不相符、有沒有關聯性以及順序的編排上有沒有循序漸進。
通常都會用目錄的方式說明整體的報告流程,讓底下的觀眾了解你整個報告的架構,一方面做一個前情提要,一方面也能在觀眾因為聽太多內容而恍神時,幫助他回憶起這份報告大概的主軸是什麼、有哪些重點。
掌握邏輯與脈絡
你在進行演說時的講稿,是否是有安排過的?要確保簡報內容的順序是通順且有脈絡的,讓你能像說故事一樣串聯起來,才不會讓觀眾聽得一頭霧水,甚至有內容雜亂,或是跳來跳去的感受。
所以,脈絡的安排很重要,要像故事一樣有起承轉合,一開始可以先大綱說明,再慢慢地由淺入深帶到重點,就能讓人有循序漸進的感受,越聽越上癮。
精華內容
很多人在報告時,習慣用背稿的方式,但其實背稿是有好有壞,好處是能讓你看起來是有準備過的,但壞處就是過於生硬,感覺不像是真的了解內容,比較像是硬背出來的,所以補充說明與簡報畫面上不同的精華內容就很重要了。
做簡報時通常就是根據內容去設計,所以簡報上的畫面會跟你說的有重疊,這是很正常的現象,因為簡報就是為了給觀眾更多畫面好讓講者說明。
但是,如果完全都照著簡報畫面上的內容去念,就會顯得缺乏準備,因此建議準備一些簡報上沒有的內容,可以是重點,也可以是數據或案例分享,最主要就是佐證與輔助你的報告,讓人感覺你是有備而來的。
熟練
講稿熟練度是非常重要的,要避免上台緊張,就必須確保自己是準備充實的,只要自己準備足夠,就能減少很大半因為沒自信而怯場的機率發生。
演講稿怎麼寫?
很多人寫演講稿的方式就是照著Google上查來的資料念,這樣的做法會讓你的講稿顯得很難懂,因為資料上的內容通常都是來自各個不同的網站,而這些網站每個筆者的語調、說話的方式、寫作的方式都不一樣,如果你完全照著蒐集來的資料念會感覺你很不統一,而且很生硬,不像是個報告,比較像在朗誦。
因此,準備講稿時要記得,一定要修飾過你的資料,最好用自己的口語表達一次,擬出你覺得自己講起來最順口的講稿,一方面能避免在報告時口誤的機率,一方面能讓人感覺起來是舒服且自然的。
小抄怎麼做?
通常一個頁面中一定會有你想傳達的重點,而有時候報告時都會忘記這頁要講的重點是什麼,因此條列重點非常重要,把每個頁面想傳達的重點用條列的方式,放在簡報的備忘錄裡,就能在報告時提醒自己要講的重點,避免把最精隨的部分都給忘記了。
而這裡切記不要把整段要講的話都放在備忘錄裡,因為你不可能在報告的過程中一下子就看完所有的文字,很可能因為文字太多而找不到重點,反而更慌張,而且這麼做很有可能會變成直接照著上面的文字念,照稿念的感覺會很明顯。
畫重點標記
這個方式是我認為在報告過程中幫助很大的小訣竅。
有時候簡報的頁數過多,我們無法一一記得每個頁面的重點或是該特別講解的地方在哪裡,有時候講著講著忘記停下來慢慢說明就過去了。
因此,建議在特別要說明的地方用畫重點的方式標記起來,不論是要改變文字顏色或是增加粗體、文字底色,甚至是小動畫都沒有問題,重點就是要能提醒你在這地方多留意一點,也提醒台下觀眾你可能在講哪些地方、會講哪些重點。
充分的練習
確實掌握整個報告是身為一個報告者最主要的任務,尤其是針對不熟悉報告流程或內容的人來說,練習是特別重要的,練習整個報告的流程、說話的語調、簡報的內容,因為,當你越熟悉你就越能掌控它,你就越有自信、越不容易出錯或緊張,因為你已經做足了準備了,所以沒有什麼好緊張害怕的了。
1️⃣練習方法一:錄製影片
這是自主訓練時最簡單也最快速的方法,現在簡報軟體都有支援邊簡報邊進行錄製的功能,你可以自己多練習幾次,然後回放看看自己有哪裡需要修改的地方,像是說話的語速會不會太急促、表情的控管、手勢的操作、演講的姿勢…等,多練習幾次就會發現其實自己更熟悉流程跟內容,每一次都比前一次更進步了。
2️⃣練習方法二:借場地或營造演講場地
如果你想擁有最真實的體驗,你可以直接去借場地練習,或是自己營造一個演講場地,場地的營造越接近報告現場越好,例如:投影設備、場地大小…等,然後開始練習站在台上報告的感覺,真實的感受就會發現其實沒這麼可怕,熟悉了就能克服站在台前的恐懼了。
3️⃣練習方法三:找人當觀眾練習
如果你想知道初次聽到你報告的觀眾會有什麼想法或建議,你可以直接找幾個人當你的觀眾看看,可以是同學、朋友、路人…等,越多人你就越能克服將來在台上看到很多人的恐懼,當然一開始很緊張的話可以就找幾個熟識的朋友就好,等到你越來越有經驗後,就可以找更多人一起看你報告,記得我們專題發表前都會同時有兩三組人馬共同以這種方式互相練習膽量。
設備操作熟練程度
在報告過程中,很常發生的小失誤就是因為不熟悉設備而造成的,例如:畫面出不來、設備沒反應…等,其實這些問題都是在報告前就可以去注意的,如果在報告前就提前去熟悉設備的使用,就能大大的避免到時候因設備問題而造成的失誤。
場地熟悉度
有些人對於場地不熟悉,因此,容易在報告時產生緊張感。
可能是場地比預想中的要大,或是沒有講台少了安全感等,其實,這些都很容易影響報告者的心態,因此我們要做的就是盡量避免突發的狀況發生,減少報告者需要重新適應的次數。
因此建議在報告前就先去場勘一下,了解場地的大小以及你要站的位子,甚至是要看的視線,這樣就能避免因場地不熟悉所帶來的不安全感。
報告過程
避免緊張
很多初次報告的人都會因為過度緊張,而沒辦法確實發揮到自己先前準備的狀態,這是很正常的,也很常發生,但我希望不要因為一次的失敗而放棄挑戰自己的機會,這些問題都是你可以透過經驗去克服的,這裡就提供一些可以避免緊張的方法,希望對你有幫助。
調整心態
緊張的源頭來自於恐懼,克服恐懼的方法就是調整心態。
很多人在演講前會有各種害怕的想法飛出,例如:底下的人可能是來看我出糗,或是不斷的擔心自己是否可以表現好、會不會失誤,其實會有這些想法都是正常的。
但是,一定要克服這些想法,因為表現得不好通常就是這些內在想法在影響著你,會不會失誤要做了才知道,現在擔心也沒用,你唯一要做的是相信自己辦的到。
將你的心態試著調整為「觀眾是想看你傳達正確的觀念、豐富的知識與經驗」,而不是「來看你出糗或失誤的」,把一切壞的想法拋在腦後,因為你背負著要達成完整傳達豐富的內容的使命,因此只專注於自己的任務上,並且相信自己是準備足夠的、是場上最了解這些知識的人,以「幫助、分享」的心態去展現自己。
培養抗壓性
其實,上台報告跟團體運動都是一個很好培養抗壓性的方法,因為所有的準備都一定有可能出現失誤,運動員可能也會出現發球失誤,但如何在失誤時調整好心態才是重點,避免再次失誤的方式就是「忘記失誤」,如果你一直惦記著自己的失誤,只會更慌張更容易失誤。
所以在台上,無論是投影片放錯、講話吃螺絲、器材故障,都不要慌張,告訴自己冷靜下來,既然錯誤已經發生,再追究也於事無補,而且這些小失誤其實影響都不大,影響最大的是你因為失誤而沒辦法確實表達簡報的核心重點,因此,專注在接下來的表現上,不去檢討失誤就能穩穩地完成報告。
不要過度依賴背稿
很多人在台上因為緊張,很容易腦子一片空白,尤其是如果你是靠背稿的方式在準備的話,就更容易發生忘詞的情況。
其實,報告不是演戲,它不需要有固定的台詞,只要你傳達的意思到了就好,用正常的口語表達方式也絕對沒有問題,更何況演員都會脫稿即興演出了,因此建議千萬不要過度依賴背稿,記起所有內容很好,但重點是要能融會貫通、完全理解你想傳達的東西,這樣即使是忘記講稿,也可以透過自己的方式完整地表達出來。
注意呼吸
呼吸能讓人感到平靜,我曾經看過有人就因為上台太過緊張,直接在台上氣喘,所以上台前如果感覺自己呼吸急促或是吸不到空氣,記得一定要調整自己的呼吸,讓呼吸頻率穩定下來,吸氣吐氣都能幫助你調整自己的氣息,也能避免報告時喘不過氣或是沒有停頓的空間。
目光迴避
很多人上台最害怕的就是看到很多底下很多觀眾,原本不緊張看到人很多又開始慌張。
其實這是很正常的,如果你是在報告過程中很容易因為看到觀眾的表情或目光感到緊張的人,一開始可以先迴避他們的目光,找個定點觀看,但這個方式只適用於剛開始練習時,不能每次都這樣使用,否則你就沒辦法進步,也會讓人感覺你的眼神在閃躲。
注意詞速
每個人展現緊張的方式都不一樣,像是有些人緊張時講話速度會特別快,或許這樣能讓能感覺你非常熟悉報告,也比較難感受到你的緊張,但是因為速度太快,讓台下的人都聽不清楚你在說什麼,這就完全失去報告的意義了。
在報告的過程中,要注意自己說話的語速,太快或太慢都不好,太慢會讓聽的人感覺疲乏、不耐煩,太快又會讓人聽不清楚你說的話,因此建議,在重點的地方適時地停頓,給自己喘息的空間,也讓聽眾能聽清楚你想傳達的意思,在介紹綱要或比較介紹式的簡單內容時,可以稍微加快速度,保留到重點部分再詳細說明。
這個影片會教你說話的藝術,怎麼說話才能讓人想專心聽你說話,非常值得試看看。
https://youtu.be/eIho2S0ZahI
眼神交流
眼神交流,在報告裡是很重要的溝通方式,透過你與台下觀眾的眼神交流,能讓他們更專注於你的報告,也能讓感受到你有在與台下互動的感覺,所以多多嘗試與台下的人有自信的眼神交流,能為你的報告更加分。
不需要過度在意少數聽眾的反應
台下觀眾的反應會直接影響到台上的人,有些人習慣在底下滑手機、睡覺、聊天、心不在焉,從台上看其實都一目了然,這時候很多報告者容易被影響,心想是自己的報告太無趣還是表現不好,所以沒有人願意仔細聆聽嗎?
其實,你仔細想想,或許有少數人真的比較心不在焉,但並不代表大家都不感興趣,還是有很多人是認真在聆聽的,所以為了避免被影響,如果你在台上看到少數觀眾的反應不熱烈,就不要過度在意了,專注在自己的報告上,帶給專心聽的人更多精彩的內容吧!
肢體語言
避免讓人分心的動作
很多人緊張時,從他的肢體動作可以很明顯的看出來,像我就是很容易大幅度地擺動身體,其實底下的人看起來會非常的明顯,也容易分心,因此,訓練台風很重要的一點就是避免做出使觀眾分心的肢體動作,例如搖晃或傾斜身體。
手勢指引
如果你在報告時能適時地在重要的地方搭配手勢的指引,提醒他們你正在講哪裡、有什麼該注意的重點,這是一個能把觀眾的注意力,集中在你想講的內容上很好的方法。
服裝儀容
報告時要注意服裝儀容盡量以簡單、乾淨、整齊為主,不一定要穿西裝或套裝,但至少要讓人感覺你是有尊重這場報告的,稍微打扮一下能讓你的表現更自信、更加分。
報告結尾
報告的結尾有時候是總結整場報告的重點,很多可能不專注的觀眾,聽到要結尾反而提起精神來了,就會開始注意你講的東西,因此這時候你可以做以下幾個動作幫助你做出好的結尾。
Q&A問答
有些報告會有Q&A的環節,通常會被問一些簡報內的問題,因此你自己必須完全了解內容,才能好好地回答問題,而且最好對於簡報的頁面是完全掌控的,不要觀眾發問時你還不清楚他想提問的地方,這樣就會讓人覺得你不夠熟練。
如果被提問到簡報外的問題,你可能不知道怎麼回答,也不要刻意裝懂,不懂的時候可以直接跟他說你這部分還沒仔細研究過,或是你在報告結束後再單獨補充給他,因為刻意裝懂,如果剛好有懂的人在,就會認為你不專業。
製作結語或附錄
遇到沒有提問環節的時候,你可以做一個附錄或結語頁面,來總結你今天想說的重點有哪些,一方面幫助台下觀眾回顧重點,一方面可能會讓他們回想起自己有那些想更了解的部分,就很有可能激起他們想提問的慾望,如果還是沒有提問,至少你為報告做了完美的結語,讓人對你的報告留下深刻的印象。
結論
其實報告練習熟能生巧就會了,只要你不放棄給自己上台的機會,多多磨練膽量,久而久之你就不會再害怕上台,因為其實上台沒有什麼好怕的,大多都來自於你給自己預設立場,這裡推薦幾個我練習的方法,平常就可以多多練習,以後再也不用害怕上台了!
模仿是學習的第一步
多去跟會報告的人交流、多看看擅長演講的人都是如何表達的,每個演講者的特點可能不一樣,像是他們表達的方式、說話的速度、分析的能力、說故事的方法…等可能不盡相同,但共通點都是他們給人很自信、很舒服的一場演講,所以找到你想模仿的對象,多多練習,你就能克服口頭報告帶來的恐懼。
推薦幾個我認為可以模仿學習的管道:
TED
TED應該是最多人知道的,看TEDxTalks的好處不只是可以學習那些演講者說話的方式、語調、說故事的能力,還可以學習到很多不一樣的想法、知識,是非常值得聽的。
奇葩說
如果你不習慣聽英文,那你可以考慮看中國的實境脫口秀節目《奇葩說》,裡面的人都是非常會說話跟表達的人,你可以從他們說話跟辯論的方式去模仿學習,找到最適合自己表達的方式,而且節目很風趣幽默所以看著也不無聊,可以邊放鬆邊練習。
多參考相關案例或書籍
閱讀也能幫助我們提升自己口語表達的能力,這裡分享三本我自己認為適合閱讀當作練習的書籍。
推薦一《最強表達高手的攻心簡報術:6大法則讓你說服聽眾,立即採取行動》
如果你想提升自己的簡報技巧,包含自己的簡報能力、說服人的能力的話,推薦閱讀這本《最強表達高手的攻心簡報術:6大法則讓你說服聽眾,立即採取行動》,這本書從淺入深帶你了解簡報的前置作業、上場秘訣…等,非常適合想成為簡報好手的你。
最強表達高手的攻心簡報術:6大法則讓你說服聽眾,立即採取行動
作者:澤圓譯者:李韻柔出版社:先覺出版日期:2018/09/01ISBN:9789861343273
推薦二《一聽就懂的重點表達術:不只秒懂,還能讓人自發行動的說明力》
很多人說話很愛拐彎抹角,或是不知道怎麼「講重點」,常常幾句話就能解決的溝通卻要花費很多時間與力氣,如果你想知道怎麼「講重點」、只呈現精髓內容,推薦閱讀這本《一聽就懂的重點表達術:不只秒懂,還能讓人自發行動的說明力》。
一聽就懂的重點表達術:不只秒懂,還能讓人自發行動的說明力
作者:木暮太一譯者:簡琪婷出版社:商周出版日期:2019/08/03ISBN:9789864776863
推薦三《99%的人輸在不會表達2:原本行不通的事、對方不想聽的話怎麼換個說法結果大不同》
這是一本非常知名的暢銷書籍《99%的人輸在不會表達2:原本行不通的事、對方不想聽的話怎麼換個說法結果大不同》,很多人有能力但卻輸在不會表達,如何好好地表達自己的想法,擁有好的談吐能力,從日常開始練習,就能有超越別人的好口才。
99%的人輸在不會表達2:原本行不通的事、對方不想聽的話怎麼換個說法結果大不同
作者:李勁出版社:大是文化出版日期:2018/12/26ISBN:9789579164801
延伸閱讀
以上就是準備報告的秘訣,希望能幫助到你,另外如果你想知道如何增進自己的簡報技巧,可以參考這篇《【PPT簡報技巧】每個人都要會的實用入門教學,一次教會你設計、排版、圖表、模板應用》,讓我用簡單的概念教會你簡報排版技巧。
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