國立臺灣大學教學資源網-[臺大]PowerPoint 簡報技巧

不論是教學、研究、學習、行政，經常需要進行簡報。

... 本中心於98 學年度第1 學期舉辦之「E-Learning Workshop – PowerPoint 簡報技巧」演講，主講者－本中心學習 ... 課程規劃 教材收集準備 班級管理與經營 多元化課程運用及應用 參與式學習之運用 TA培訓及運用 有效的評量方式 教學與評鑑 延續性教學設計(大學部->研究所) 教學專題   首頁>教學資料庫  本文章點閱 次 [臺大]PowerPoint簡報技巧 文章來源:http://ctld.ntu.edu.tw/_epaper/news_detail.php?nid=205   文／講者／石美倫(本中心學習促進組副組長)，整理／劉蔚馨(本中心數位媒體組教學設計師) 　　 不論是教學、研究、學習、行政，經常需要進行簡報。

但如何能達成一場「成功的簡報」，則需對簡報的核心價值、技巧、工具有所了解。

本中心於98學年度第1學期舉辦之「E-LearningWorkshop–PowerPoint簡報技巧」演講，主講者－本中心學習促進組副組長石美倫博士，特別從簡報的基本元素、設計與製作原則、實用小技巧三方面，與大家分享簡報成功的秘訣。

摘錄演講重點如下： 　　「簡報」乃結合了「設計」與「呈現」，簡報者必須培養自身的簡報技巧，建立簡報文件準備的能力，並善用簡報的工具，才能成功的達成簡報的目的，讓觀眾能在這一場完整呈現的「簡報」秀中，各取所需，獲得新的知識。

    一、簡報的基本元素 　　成功的簡報需包含「個人態度」、「外在準備」及「口語表達」三要素。

  (一)個人態度：「建立自信」與「適宜穿著」 　　自信主要建立於自身對於講題的自信，以及簡報時與觀眾的眼光接觸而展現；對於不太敢與觀眾眼光接觸的講者，可試著將視線停留在觀眾的頭頂及講堂後方，即可產生近似地效果。

穿著上需正式，除可展現講者對簡報的重視，及建立專業的形象，更可讓觀眾產生良好的第一印象。

  (二)外在準備：「軟體」和「硬體」 　　「軟體」係指對於簡報對象、場地、目的等加以分析。

簡報的觀眾是誰？關鍵人物是誰？有何喜好？以學生報告為例，教師即為關鍵人物，符合教師的喜好，即達簡報的目的，順利取得分數。

針對不同的場地大小、座位分佈、硬體設備種類，則可進行不同的簡報風格設計、觀眾互動及活動內容的安排。

「硬體」係指簡報工具或其他相關工具，如電腦的運作、投影機的投影效果、麥克風種類、影片聲音的播放、有無光筆等皆需事先了解，並針對可能的突發狀況預做準備，思考應變措施以達相同的簡報目的。

  (三)口語表達： 　　透過不斷的練習，改進自我講話的缺點，訓練自我將話說得清楚，掌控說話的速度、音調、語氣、音量、停頓，並減少不必要的習慣用語。

    二、投影片風格 　　透過軟體如PowerPoint讓投影片的製作變得簡單，在呈現上可變化出許多不同風格。

以下以二種分類方式來看投影片的風格：   (一)「簡單」vs.「華麗」 　　 「簡單」風格的投影片，主題清晰明確，容易聚焦，且製作上不需太多技巧。

因為畫面簡單，觀眾的注意力會集中在講者，簡報只是作為輔助。

此風格適合具有個人魅力、主控力強的講者或是活動性很強的簡報。

「華麗」風格的投影片，則是在視覺上很強烈，易吸引注意力，且內容上豐富而舉例多樣。

如果希望呈現豐富的內容，讓觀眾在短時間的簡報中即可對內容產生深刻的印象與認識，即適用此類風格。

觀察一下Microsoft及Apple公司的成品發表會簡報，即可發現前者(左圖)的簡報風格華麗，圖片色彩豐富，而後者(右圖)的就非常地簡單。

  (二)「條列式」vs.「圖解式」 　　 「條列式」是類似筆記，以條列的方式列出內容，簡單又快速；「圖解式」則是運用圖像式思考，以圖形方式呈現。

由於後者製作上較難，建議製作簡報時，將蒐集的資料，先以條列式逐一放入每張投影片，完成初版後，再利用時間思考其內容的關連性，及可產生更活潑、有趣及一目了然的呈現方式，再將條列式修改成圖解式。

　　簡報的風格，無所謂好或壞，僅有適用與不適用的問題，可依講題內容的適合度、個人的喜好習慣去使用後加以選擇。

以高橋征義的高橋流為例，其每頁十字以下、非常大的字、幾乎純文字的極簡派簡報風格，製作上既快，簡報時更無平台限制，並給予觀眾強烈的視覺效果及印象。

但此風格較適用於講解概念、敘述為主的演說方式，就不適用於講解複雜的流程，需要大量影像輔助的專業簡報。

    三、簡報的設計與製作 　　通常簡報會失敗，第一個原因就是「時間未控制好」。

當簡報超時太久，即使內容再精彩或資料再豐富，觀眾最後還是會產生負面的情緒，而使簡報效果打了折扣。

所以講者需要透過不斷地練習，可利用簡報軟體中的計時工具進行彩排，平均一張投影片一至二分鐘，學習將簡報的時間控制得剛好，即可有個成功的簡報基底。

簡報時，還可注意場地中是否有提醒的時鐘。

失敗的第二個原因即為「內容太多」，在一張投影片中放入過多的內容，觀眾不易看清楚。

建議以一張投影片中只放一個或二個相關的重點即可。

　　簡報的設計共分為二部份：內容及外觀。

  　　(一)內容設計：黃金法則即為「求精不求多」。

時間有限的情況下，交待重點，一張投影片一至二分鐘，一頁放置一至二個主題。

透過不斷練習，並預想突發狀況使時間不足的情況下，可以刪除哪些投影片，又哪些投影片一定要說明。

  　　理想的簡報結構為：開場白(10%)、本體(85%)、和結語(5%)：   1.開場白：首先要引起觀眾的聆聽興趣。

方法很多樣，如透過詢問麥克風音量是否適當，集中大家的注意力；或分享觀眾熟悉且和簡報主題相關的時事，建立彼此關係。

當觀眾注意到講者時，就可開始說明簡報意義及內容結構，讓觀眾對於簡報的重點及內容有預期的心理，也較好安排做筆記的方式。

  2.本體：即為簡報之主要內容。

首重內容編排的邏輯性，講者常因過於熟悉簡報內容，而產生投影片順序不符邏輯的盲點，使得觀眾得隨著講者作跳躍式的思考。

通常越短的簡報，邏輯性越難建立，所以建議提早蒐集內容，全部放入簡報後，再逐步刪除內容，建立簡報的流程順序。

同時，練習時可請同事同學來當觀眾，除可測試簡報時間長度外，更可訓練自我的邏輯性，將投影片間的相關性建立起來，自然就有了邏輯性。

此外，簡報內容亦需有起承轉合，前面的內容和結論相呼應，將重點環環相扣起來，即可產成完整性。

  3.結語：為避免觀眾忘記先前提過的內容，可利用最後的時間回顧全貌，重申論點。

此外可安排Q&A時間。

　　(二)外觀製作：一般人學做投影片時，都會從最簡單的字型設定、色彩調整等，發展到陷在動畫特效的奇幻中。

但其實最重要的，不是知道要怎麼用，而是要知道怎麼去使用才是適合的。

以下就文字編排、色彩圖片、動畫效果三方面來說明製作的原則或宜留心的事項： 1.文字編排：(1)無論中英文打字，務必依照正式打字規則(2)注意文字的編排，如：字距、行距、字型等(3)儘量避免拼字或打字錯誤，注意標點符號(4)打字規格建議：標點符號要有適當的空格如英文逗號後空格、英文字不要使用中文字型、括弧外空格等(5)每頁投影片文字不宜過多或字體太小，依場地大小調整字型與字體，原則上簡報較適用等幅字型，如中黑體、粗圓體、Arial，因其筆畫粗細同等，大螢幕上瀏覽較清楚。

標題可設30pt以上，中間內文字可設為28pt或24pt   2.色彩圖片：有文不如有圖，有圖不如有實際範例。

圖片可吸引觀眾，提高注意力，亦有助於解釋複雜或抽象的概念和流程，像元素間的關係、流程等，可讓觀眾在有限的時間內，不需太多解釋，即可一目了然。

但使用上需注意：(1)多不見得好，且圖片要和內容相關(2)若要列印講義，請選擇白色背景以節省墨水(3)選用對比較高的顏色，如深藍色與黃色，視覺上較清楚，亦較不受投影機投射效果的影響(4)避免選擇高亮度的顏色，如正紅色配正黃色，視覺上較有負擔(5)選色上，以看得清楚為原則，而非以漂亮的顏色為優先(6)背景保持單純，太過複雜會使文字不易閱讀   3.動畫效果：像實驗設計流程、儀器操作流程等，常會利用動畫解說，因為動畫具有提升報告的層次感與故事性、增進複雜概念與結構關係之理解、動態突顯圖片所不能表現之相關性等優點。

在設計與呈現上宜留意：(1)適量、適當的使用，寧願沒有也不要多(2)將速度設定為最快速(3)不做無意義的特效，以節省時間為原則(4)動畫方向要符合閱讀的方向(5)完成動畫設定後，需利用至少二台以上的電腦進行全部投影片的播放測試，以確認動畫的順序、速度、效果，不斷練習直到整體流程順暢     四、其他小技巧 　　為提供觀眾簡報資料，許多講者喜歡將投影片列印出來，作為講義。

然而在列印投影片時，顏色、列印型式上的設定技巧都會讓列印結果有著不同的呈現效果，以下為幾點實用的小技巧提供參考：   　　(一)顏色：1.請儘量選擇白色背景以節省墨水2.可以選用灰階或純粹黑白來列印   　　(二)列印型式：1.講義型式：一頁可列印多張投影片(最多9張)，邊界留白處可用於筆記。

但無法調整邊界及投影片大小，印9張投影片於一頁時，通常字已看不清楚。

2.備忘稿型式：於重點投影片中撰述詳細的文字說明，讓觀眾更能了解投影片的重點。

適用於難以口語解釋的複雜內容，或經由解釋觀眾仍還不太能了解的內容，或一定要讓大家知道的重點內容。

  　　(三)以PDF列印：1.一頁可列印多張投影片(最多16張)2.可滿頁列印，不留白節省空間，投影片也比較大3.需留意投影片順序，提示下一張投影片或標明頁碼4.講者可自備一份，便於簡報時掌握內容進度及提示下頁內容5.列印步驟： ①、印表機名稱：PDF列印②、按「內容」③、印表機內容：版面配置④、列印方式：橫印⑤、選擇每張總包含的頁數(最多16頁)     五、其他提醒 1.儘早完成firstdraft，然後反覆去修改它，刪到最後即為精華。

2.引用文獻時，需於投影片中標明出處，實踐學術倫理。

3.所有成功的簡報都是可以練出來的，所以請練習再練習。

練習時，留意時間的掌控，並事先預備突發狀況的應變方式，掌握重點所在，學習自然而非背誦的講話方式。

4.儘量標明頁碼，以便觀眾日後討論、回想、問問題。

5.簡報前要反覆放映練習，確定順序和動畫。

6.要記得檢查拼字。

7.小組報告需事前協調分配報告者的內容，並透過更多的練習建立簡報流程銜接的順暢性；建議開場與結尾由同一位組員進行簡報，以達前後呼應的效果；提問時，推派一位小組代表進行接受提問，並將問題轉介於負責相關內容報告的小組成員，由其進行回答。

　　欲完整聆聽本場演講，請至臺大演講網之數位教學工作坊系列觀賞實況錄影(http://speech.ntu.edu.tw)。

＊資料出處：Reynold,G.(2007,September30).LearningfromBillGates&SteveJobs[Weblogmessage].Retrievedfrom http://www.presentationzen.com/presentationzen/2007/09/steve-bill-redu.html