簡報文字多又不能刪？5步驟跟著做，大量文字也能一目了然

說到化繁為簡，多數人都會毫不猶豫地說：文字應該愈少愈好！多用圖像取代文字！ 就像我在第一道難題中提到的做法，從大量文字內容中整理出脈絡、萃取 ... 商周會員登入 × 啟動成功關鍵，隨時掌握商周.com最新資訊 提供第一手新聞解析、財經趨勢、專屬活動 接收通知 下次再說 已加入收藏 已取消收藏 焦點 焦點首頁 時事分析 封面故事 今日最新 大家都在看 國際 國際首頁 全球話題 趨勢中國 財經 財經首頁 產業動態 商業趨勢 焦點人物 投資理財 地產風雲 新冠肺炎追蹤 相關網站 商周財富網 管理 管理首頁 創新策略 數位轉型 行銷密技 領導馭人 職場 職場首頁 職場修練 創業心法 心靈成長 英文學習 教育趨勢 共好ESG ESG專區 生活首頁 中場幸福學 養生保健 時尚藝文 美食 旅遊 相關網站 良醫健康網 alive 專題 名家專欄 特別企劃 影音 數位閱讀 商周知識庫 商周共學圈 商周陪你讀 百大顧問團 關鍵100天CEO作戰室 聲音商學院 商周STUDIO 商周Store 紙本雜誌 電子雜誌 數位訂閱 暢銷圖書 商周CEO學院 CEO領導學程 魅力領導學 金惟純活學工作坊 職場學 青少年駐足思考表達 圓桌趨勢論壇 線上好好學 服務 會員中心 訂閱商周 客服中心 常見問題 活動總覽 加入我們 序號兌換 商周紅包 追蹤商周 下載App抽好禮 訂閱電子報 現正閱讀 簡報文字多又不能刪？5步驟跟著做，大量文字也能一目了然 畫重點 段落筆記 新增筆記 「請稍等」英文別直接中翻英說pleasewaitaminute！一次掌握，常用的電話對談英文 0/500 不公開分類 公開分類 儲存 商周 職場 職場修練 職場|職場修練 簡報文字多又不能刪？5步驟跟著做，大量文字也能一目了然 (來源：Dreamstime) 撰文者：劉奕酉 非讀BOOK 2021.05.26 2021/05/2616:15:30 摘要 1.當需要呈現的資訊量很龐大，又受限於不能大幅刪減時，有效解決這兩項關鍵課題的聰明對策，就是整理出「資料脈絡」與運用「視覺法則」，協助補強。

2.資料脈絡：可將大量訊息分成副標、關鍵訊息與內容三階層架構。

3.視覺法則：最簡單的方式，就是採用條列式的列點呈現結構，再運用顏色、大小的對比來凸顯層次，更好閱讀。

若因字數過多畫面看起來擁擠，也可調整水平／垂直編排方式，凸顯重點。

說到化繁為簡，多數人都會毫不猶豫地說：文字應該愈少愈好！多用圖像取代文字！就像我在第一道難題中提到的做法，從大量文字內容中整理出脈絡、萃取出訊息，然後用圖解、圖像的方式來增加視覺上的體驗感，讓訊息的傳達更精簡、濃縮、好記憶！這樣的說法，在大多時候是對的，但是在有些場景中做不到。

比方說，合約或法例條文，刪減一個字，意思可能就天差地遠，文字內容本身就不允許被刪減；或是資料的提供者不希望你刪減文字的內容，也可能在刪減之後，資料內容還是很多。

那麼，在不刪減內容的情況下，又該如何讓這些文字內容可以一目了然呢？廣告 當需要呈現的資訊量很龐大，又受限於不能大幅刪減時，我們該思考的是：如何讓這些資訊的層次能夠清楚地區別出來？有效解決這兩項關鍵課題的聰明對策，就是整理出「資料脈絡」與運用「視覺法則」，協助補強。

聰明對策1：運用條列或心智圖，整理出資料中的脈絡，挑出重點。

聰明對策2：運用層次感、結構性、視覺化三種視覺法則，吸睛、引導重點。

將企業官網的說明內容，製作成新人訓練的文件如果想直接自官網擷取內容用在簡報或文件上，由於網站內容大都是文字敘述，如果沒有經過摘要整理而直接「複製＆貼上」，只會暴露出不用心，讓整份文件顯得冗長沒重點；此外，官網的內容大多經過內部審核，想要精簡文字不是那麼容易。

因此，既要保留完整的文字內容，又要清楚傳達訊息，真是一大挑戰。

廣告 在一次企業培訓的過程中，我就遇到了這樣的難題。

「老師，這是我們公司網頁上關於企業理念與文化的資料。

在新人訓練時，這是很重要的訊息，能讓新進員工都能清楚公司的價值觀。

但是說真的，每次都只能照著內容念或是請員工自己看，成效真的很不好！不知道有沒有好方法，可以改善這個問題？」圖3-20從官網上擷取資料，所製作的投影片內容(來源：《20道資料視覺化難題全解析》)碰到上述不能刪文字，卻又要清楚表達時，你會怎麼做？（見圖3-20）這張投影片的問題在於「層次感」不足，雖然內容分為副標以及內容兩階層的架構，並用了紅色字體來凸顯副標；但由於紅色標題的用字過於簡略，無法直覺地連結內容所要傳達的重點。

面對這樣的問題，可以透過「增加」階層的做法來解決；同樣地，我們採用兩個聰明對策來處理這個案例。

聰明對策1：整理資料的核心脈絡，找出希望傳達的核心訊息是什麼？圖3-21重新理解與摘出每個段落的關鍵訊息(來源：《20道資料視覺化難題全解析》)重新理解這張投影片的內容，萃取出每個段落中的關鍵訊息，如圖3-21所示，共擷取出四段，分別是：①創造企業的價值，是全體同仁共同的信念與目標；②為客戶創造價值，是我們所有作為的依據；③品質的提升與穩定，是我們不變命題；④團隊的創造力是公司更上層樓的基石。

圖3-22用心製圖重新整理出內容架構的脈絡(來源：《20道資料視覺化難題全解析》)然後將原本「副標、內容」的兩階層架構，重新整理為「副標、關鍵訊息、內容」這樣的三階層架構。

（見圖3-22）聰明對策2：運用視覺法則讓關鍵訊息一眼就看見第一步，是創造出畫面的層次感。

在前面已經區分為「副標、關鍵訊息、內容」的層次架構，所以後續只需要運用「對比」的方式，將三者的層次區隔出來就可以。

接下來的第二步、第三步，是建立起內容結構與設計能讓人更好閱讀的視覺溝通方案。

圖3-23用條列式，呈現出三階層架構的內容層次(來源：《20道資料視覺化難題全解析》)最簡單的方式，就是採用條列式的列點呈現結構，再運用顏色、大小的對比來凸顯層次，更好閱讀。

（見圖3-23）圖3-24合併副標與關鍵訊息來減少階層的做法(來源：《20道資料視覺化難題全解析》)但是這麼做的缺點，就是過多的階層會導致字型大小受到壓縮使得空間太擠。

所以，我們可以試著將副標與關鍵訊息合為一個階層，有效利用空間，閱讀起內文才不會覺得太壓迫。

（見圖3-24）圖3-25採用水平／垂直並列的形式來配置版面(來源：《20道資料視覺化難題全解析》)當然，你也可以發揮巧思，將空間結構調整為「水平／垂直並列」的形式。

（見圖3-25）圖3-26只保留副標與關鍵訊息，畫面更簡潔，訊息更單純(來源：《20道資料視覺化難題全解析》)以上就是在不刪減文字內容的條件下，所做出的視覺化成果。

如果沒有這個限制，我們就有機會做出更簡潔的樣式。

（見圖3-26）像圖3-26這樣，只秀出重點與關鍵訊息，然後用口頭補充剩餘的內容，也是個不錯的方式。

案例重點提醒在整個畫面中，你最想讓讀者看見並留下印象的訊息是什麼？讓它一眼就能被看見。

文字內容的階層過多反而會導致字型大小被壓縮，可以藉由合併來減少階層，或是採用水平／垂直並列的形式來有效利用空間。

書籍簡介 20道資料視覺化難題全解析：提案、簡報、圖表、讓數據說話、35個案例現學現套用，將訊息植入對方心智，讓大家都聽你的！作者：劉奕酉出版社：新樂園出版日期：2021/05/12作者簡介劉奕酉　　知識型自雇者。

　　統計背景，擅長邏輯思考、數據分析、策略規劃、資訊視覺化與商務簡報等領域，擁有高科技產業十多年策略行銷與高階幕僚經歷，為台灣少數具有深厚職場實務背景的商務顧問。

　　　同時也是職場生產力作家，多家大型出版社、社群媒體指定邀稿對象。

一年閱讀超過百本書、寫作百篇以上職場文章，以知識萃取、高效產出與全息圖解而廣受好評。

　　現為簡報．簡單報創辦人、商業思維學院超級幕僚學程主理人、資策會約聘講師。

　　培訓、演講與顧問服務對象：　　台灣微軟、台灣松下、聯詠科技、微星電腦、仁寶電腦、鼎新電腦、太古可口可樂、遠東新世紀、中國信託、富邦集團、國泰產險、信義房屋、日勝生集團、聯合報系等三十多家知名企業；經濟部水利署、教育部體育署、行政院國家資通安全會報技術中心、中華奧會、國家圖書館、台北捷運公司、國家教育研究院等十多家政府機關。

　　相關著作與網站：　　•職人簡報與商業思維(yiyou.medium.com/)　　•著有《我用模組化簡報，解決99.9%的工作難題》與《高產出的本事》 責任編輯：易佳蓉 延伸閱讀 前兩頁聽不到重點，直接被打斷！台積電十年，我領悟的5個「簡報地雷」 遠距一個月⋯同事再相見，能力竟「超車一截」！為什麼？ 好好說話》開口先講「好消息」，老闆卻皺緊眉頭？進度報告會議的3句開場白 下滑載入更多報導 編排方式 簡報製作 無法刪減 文字多 簡報技巧 非讀BOOK 出版社 蒐羅與財經、職場、生活相關書籍內容介紹及書摘，協助讀者快速閱讀書籍精彩內容。

廣告 留言討論 相關文章 犯錯一次，就被全網封殺！歐普拉：這現象，以前沒出現過 眾人之志，可以來自一場精緻的提問 別再埋頭苦幹，解決問題要用對方法 新官上任90天7大妙法，讓老闆、同事、部屬都挺你！ 廣告 大家都在看 紅極一時！生吐司會是「下一個蛋塔」？日本出現倒店潮 買了不准賣！中國特斯拉，為何要求車主簽訂「不轉售合約」？ 請款不是"requestpayment"，一文戒掉4種中式英文 第一份工作，主管給我的震撼教育：什麼是真正的負責任？ 廣告 熱門快訊 廣告 立即註冊 獲得免費閱讀點數 付費訂閱 訂閱商周數位閱讀