Presentation 其實唔難— PPT 基本原則篇. 在商業世界裏…

當然這不是說一張投影片最多只能寫三行，而是要有技巧地將內容以不同層次或分組的形式來表達，看看以下例子你就會明白了。

錯誤示範— 流水帳般的清單令人 ... GetunlimitedaccessOpeninappHomeNotificationsListsStoriesWritePresentation其實唔難—PPT基本原則篇在商業世界裏presentation的技巧十分重要，即使你不是做銷售，間中也需要向高層匯報，但所謂工欲善其事，必先利其器，要做好的匯報，當然少不得一份得體的PPT。

可是一般打工仔平日做PPT的機會不多，可能大學畢業後也沒做過幾次Presentation，突然要做一份簡報都不知從何入手。

筆者作為一個社會科學院畢業生，剛畢業投身商界時也經歷過一個艱苦的掙扎過程，但在投資銀行及管理顧問團隊(ManagementConsultant)工作數年後，終於學會了一些實用招數，以下先分享幾個重要的基本原則。

1.多一字不如少一字製作簡報新手最常見的錯誤就是將所有內容、甚至整段講稿都寫在一張投影片上，在PPT教學中有一句名言“Thisisapowerpoint,notapowerparagraph”說的就是一張投影片不應該放太多文字。

對於滿是文字的PPT觀眾只會有兩種反應，第一種可能性是他們會很專注地讀投影片上的文字，這樣他們就沒空聽你的演講了，可是PPT理應只是輔助，所以不應讓這種喧賓奪主的情況發生；第二種可能性是觀眾看到密密麻麻的文字，就完全失去看投影片的興趣，PPT就失去它的功能了，這樣也是很不理想的。

多少字才算合適呢？筆者的建議是「一行起、兩行止」，最理想當然是一行一個重點，讓觀眾可以一眼看完，如果你的重點比較複雜，需要詳細解釋，也切記不要超過兩行，否則就算是太多字，要考慮精簡用字或分拆做兩個重點了。

錯誤示範—密密麻麻的文字令人一看就不敢親近正確示範—減少字數、適當留白讓投影片看起來舒服多了2.層次分明，事不過三正因為一張投影片上不應放太多文字，所以可以放的內容也相當有限，所謂「事不過三」，一張投影片上千萬不要寫超過三個重點。

首要原因就是筆者一再強調的觀感問題，太多內容會顯得冗贅嚇怕觀眾，還未開始演講他們已經先入為主覺得你的內容複雜深奧，生人勿近了。

當然這不是說一張投影片最多只能寫三行，而是要有技巧地將內容以不同層次或分組的形式來表達，看看以下例子你就會明白了。

錯誤示範—流水帳般的清單令人看了也記不住正確示範—將同樣的內容稍為分類，馬上變得清晰有條理簡單的改動就可以大大改善投影片的外觀了，而且這個方法的好處是執行十分彈性，分類的方法可以按需要任意調整，只要每個類別下的項目相若而又合乎邏輯就可以了。

除了視覺上的考慮，善用投影片來配合演講節奏也十分重要，要有效的抓住觀眾的注意，在一張投影片上停留的最佳時間是大約5分鐘，這樣計算下來，5分鐘內談及3個重點其實已經是極限了，如果超過3個重點，你的演講節奏就會太急促，觀眾可以吸收的內容也會大打折扣。

3.顧客至上，以人為本最後要分享的一個重要心得，就是顧客至上—永遠從觀眾的角度去思考。

很多人準備演講時只想到自己想說的內容，然後拼命將所有知識擠進PPT，但他們忘記了這個演講其實是為觀眾而做的，所以正確的心態應該是考慮「我想觀眾聽到甚麼？」，而不是「我想說甚麼」。

舉例說就好像教小朋友加減數，以成人的知識你當然可以很快算出答案，但你的目標不是要自己完成計算，而是幫助小朋友完成，所以你會放慢速度、調整表達的方式，甚至借用鉛筆、玩具等道具來教小朋友加減的慨念。

同理，我們演講的目的是希望觀眾明白和接受我們的思想，所以準備PPT時多從觀眾的角度出發，想想你希望他們聽到甚麼信息，細心挑選相關的內容，再配合以上分享的兩點心得，基本上就能編出清晰順眼的PPT了。

當然，以上只是一些十分基本的原則，製作PPT還有很多實用的技巧，容後再繼續分享。

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