一開口就請講重點—少描述多佐證說話更有Power！ - 今周刊

1111人力銀行執行長李紹唐對「開口說重點」格外有心得，歷經本土與外商企業高階主管長達29年，他不僅常久身處在報告、說話必須精簡、扼要的環境，他也 ... 在今天看見明天 × 一開口就請講重點—少描述多佐證說話更有Power！ 徐偉銘 個人成長 今周刊 2011-08-0515:02 +A -A 加入收藏 該怎樣把話說到重點上，是所有人都應該學習的一門課程，因為人的注意力通常維持不到10分鐘，如果你不能好好把握，在這段時間之內重點而清楚地傳達必要的訊息，就會失去對方的注意力，溝通就等於沒有了效果。

圖說：1111人力銀行執行長李紹唐認為，報告前預先演練、引用圖表佐證，不要有太多的描述性語言，才能把話說到重點上。

  說邏輯和說故事不一樣   重點該怎麼說？如何把複雜麻煩的過程，提綱挈領地用簡單清晰的言語表達出來？在時間就是金錢的職場競賽上，確實是相當重要的一項職能，從業務向客戶簡報到員工向老闆報告，甚至大家一起開會的時候，都要秉持這個原則才能使工作更有效率。

  1111人力銀行執行長李紹唐對「開口說重點」格外有心得，歷經本土與外商企業高階主管長達29年，他不僅常久身處在報告、說話必須精簡、扼要的環境，他也早就訓練自己成為開口說重點的高手。

  對於該怎樣把話說到重點上？李紹唐回答：「不要有太多的描述性語言、引用數字佐證、要有邏輯。

」至於又該怎樣訓練說話有重點？李紹唐指出，「報告前預先演練、引用圖表佐證。

」   找出明確關鍵 做到所答即所問   「我常常問業務，『你們最近業績做得怎麼樣？』，如果我接到的答案是：『還好，還行，』這就代表這個業務不太會表達，說話沒有說到重點上。

」 李紹唐語氣和緩但非常精準地表示，「正確地回答應該是：『報告老闆，公司給我的整年目標是100萬元，但到上半年我已經完成70萬元，按照進度，應該可超過目標』，這樣很容易讓主管知道你報告的重點，而不要東拉西扯，模糊焦點。

」   溝通是全方位的，李紹唐表示，不僅業務要學會在3、5分鐘內掌握報告重點，所有的職員，包括上司自己，也要學會問問題與交待事情都「有重點」。

  大家一定常常遇到暫時離開工作崗位，回來後接到同事轉告「老闆找你」，但完全不清楚到底所為何事，自己總是得在腦海中再三盤算，「老闆到底為了哪件事情找我？」而惶恐不安吧！   李紹唐深知這樣的狀況會造成彼此困擾，因此，「通常我要找的人不在，我一定會請其他人代為留言，『我是執行長，我找你的目的是要了解某專案，等你回來，請把答案告訴我』。

」李紹唐解釋，把目的說清楚，讓接收到的人也知道要準備什麼，節省時間，對雙方都有利。

  以條列方式讓溝通更明確   李紹唐認為，要使別人在交談中肯定你很有頭腦，就要使所說的話易於了解；常用的方法是先把講話內容以條列式標明，比如先說：「我今天要說的主題有3點」，然後針對這幾個主題做大致的說明。

  事實證明，這樣的方法非常有效，確實能帶給別人難以抹滅的印象，因為如果讓接收訊息的人，先把握住對方要說的概念，那麼就可以一邊聽，一邊想像對方大概會說哪些話，而對說話的方向做某種程度的預測。

由於有了這種心理準備，自然聽起來就容易了解了。

  一開始就給聆聽者明確主題，可以使你把話解釋到容易理解的程度，這麼一來，雙方都能輕易抓到重點，從此老闆不再不耐煩、客戶不再起身、台下不再哈欠連連，工作也會更順利。

  3分鐘內報告術 李紹唐表示，學會開口說重點，在3、5分鐘內完成報告，可給人很有頭腦的印象，也比較適合在競爭激烈的企業生存。

具體的做法建議為：   1、描述性的說明不要太多： 無論什麼事情，大致內容都只要3分鐘即可說明完畢；不然會給對方造成無邊無際、廢話連篇的印象，如果真的很多事情要告知，請另闢時間詳談。

  2、引用數據加強可信度： 用數字佐證，讓說話更有力道，但引用的數據資料必須即時，更不可以錯誤。

  3、提出解決備用方案： 進行報告的時候，報告者要條列式地說清楚專案的目前狀況、形成原因，問題的建議解決方法，這些方法的優缺點為何，然後請老闆裁示，而不是報告了一大堆，最終仍把問題丟回給老闆。

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