Excel深度教學:使用「資料驗證」來製作「下拉式選單」
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使用Excel「下拉式選單」來輸入資料. 「Excel」和「Word」一樣,看似很簡單,像是Word只是把文字給輸入進去,而Excel充其量也只是把一些數字與文字, ...
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Excel深度教學:使用「資料驗證」來製作「下拉式選單」
Bychangyang319
On2013-11-05
In文書處理教學
使用Excel「下拉式選單」來輸入資料
「Excel」和「Word」一樣,看似很簡單,像是Word只是把文字給輸入進去,而Excel充其量也只是把一些數字與文字,填進去一個個儲存格罷了,但實際上,在每個小細節之中,都有更「高明」的做法出現。
之前我曾經寫過「使用MicrosoftWord最常犯的五個錯誤」及「每個人都要學的Word實用技巧教學-合併列印」這幾篇文書處理的文章,雖然瀏覽的人數並不高,但卻受到網友們的肯定,剛好我對於Excel也還蠻熟的,因此也想分享一下使用Excel的一些經驗。
而這篇文章,我會針對「輸入文字到儲存格」的方式,由簡單到困難,來示範一些相當有用的做法,這些做法都是非常實用的技巧,學起來後,包準您能製作出高等的Excel文件,當然如果您是高手,還請高抬貴手,不要笑我教這麼粗淺的東西啊。
經常我們都會在Excel上輸入一些少量的「固定清單資料」,像是在輸入人事資料中的「性別」:「男,女」,「血型」:「A,B,AB,O」…等等,如以下的人事資料清單:
這些資料是我自己杜撰的,而在清單中所輸入的性別及血型有一個特點,就是「不會變動」,因為不會有「男、女」之外的選項出現。
但你有發現到怪怪的嗎?
由於這些資料都是我「手動」輸入的,相信有大部份的人也都一樣,在輸入一些固定資料時,都是用直接打字的方式,將資料給填入儲存格中。
你一定覺得很奇怪,若不用手輸入,難不成用腳嗎?
我的意思不是這樣的,直接用打字的方式輸入這種固定資料,可能是最簡單的的方式,但並不是一個最好的方式,原因就是「容易出錯」,你一、兩次一定不會打錯,但要是打了上百次,你能保證你完全都不出錯,而且都能注意到嗎?就好比我輸入的這四筆員工資料中,就已經有出錯的地方了,你看出來了嗎?
答案就是「黃色小鴨」的「血型」出錯了,原本應該是英文的「O」,結果被打成數字的「0」,但因為都是一個圈圈,因此不容易看出來,你會覺得就算打錯,會有什麼問題?
我舉個例子,假設你今天到銀行裡面存錢,行員不小心少收了1塊錢,而你也沒有發現到,但因為只有1塊錢,你會想說銀行自己貼錢進去就好了,就好像一般商店的店員,當每日結算的帳款不符時,若金額只有差幾塊錢而已,可能就都是當班店員自行吸收就好,但銀行可就不一樣了,雖然我沒有在銀行任職過,但聽說他們碰到這種情況時,就要加班把帳抓出來,你能想像這浩大的工程嗎?簡直可以拍攝Discovery的節目了。
回到我們這個員工資料表,如果您用「樞紐分析表」或是「資料庫」來分析員工在每個血型的人數時,你會發現到「A型」1人、「B型」0人、「AB型」1人、「O型」1人,怎麼所有血型加起來只有3人?整個公司不是有4人嗎?怎麼少1人?這就是輸入資料錯誤時,會產生的問題。
現在由於只有4筆,所以仔細檢查一下,還可以找出問題所在,但要是員工資料有1萬筆時,是不是就像大海撈針一樣,而且,並不是所有的資料,都可以透過最後的結果,來看出所得出的資料是有問題的資料,若出現這種問題時,事情可就大條了。
限制可以輸入文字資料的「資料驗證」
在Excel裡,有一個功能叫做「資料驗證」,就是設計用來避免這種輸入無效資料的狀況,使用的方式如下:
Step1.首先,選取您想要設定的欄位,因為我們要設定的通常是一整個欄位,因此在選取時,一次選取一整個「欄」或一整個「列」即可,因為總不能一格一格的設定吧?
在選取之後,再點擊「資料」頁籤中的「資料驗證」,如下圖:
Step2.接著在「資料驗證」對話盒中,在「儲存格內允許」中選擇「清單」,並在「來源」的位置,填入「男,女」,也就是將所有想要出現的文字數值,用「,」分號來做區隔,而組合而成的一個字串,最後再點擊〔確定〕即可。
Step3.經過這樣的設定,只要點擊每一個「性別」的儲存格,就會出現一個下拉式的選單,而這個選單內的內容,就是我們剛才所設定的「男」和「女」,如下圖:
相信透過這樣的選擇,就不會有輸入錯誤的情況發生了。
除此之外,在「生日」欄位,也可以利用此「資料驗證」的方式,來避免使用者手誤,而填入太誇張的日期,操作方式如下:
和之前一樣,同樣選取想要設定的儲存格,接著在「儲存格內允許」中選擇「日期」,並且設定「開始日期」及「結束日期」,如下圖:
從這樣的設定之後,只要你在生日這個欄位,沒有輸入介於你所設定的日期時,就會出現「您所輸入的值不正確」的錯誤訊息。
從以上的兩個例子可以了解到「資料驗證」的好用之處,而在「資料驗證的準則」中,除了「清單」及「日期」之外,還有「任意值」、「整數」、「實數」、「時間」、「文字長度」及「自訂」可供設定。
碰到會常變動及新增的清單資料怎麼辦?
相信您對這個好用的功能已經躍躍欲試了,可是至今,我們輸入的「清單」都是很「簡單」,而且是「不變」的,但要是我們輸入的,是一個產品資料表呢?相信那可就麻煩了吧。
你能想像要在一個充滿分號的字串中,維護數以百計的產品項目嗎?
麻煩到包你不想再使用這個「資料驗證」的功能,但這可就失去這功能原本的立意了,但其實建立清單的方式,是可以改變的。
你一定是想,若清單也可以直接建立在「工作表」上的「儲存格」中,那「清單」就更好維護了吧?
沒問題,清單也是可以另外建立在工作表上的喔,首先,一樣開啟「資料驗證」,接著我們不直接輸入想要的清單文字,而是點擊「來源」欄位右邊的小圖示,如下圖:
接著選擇「文具清單」中的這些「文具項目」,如下圖:
最後這個「來源」就會以「儲存格範圍」的方式,來設定來源,如下圖:(當然,我們也可以直接填入儲存格欄位的值,若您會填的話)
最後在左方的「文具用品」中,只要點選了裡面的儲存格,就會出現右方清單中的項目,日後若是文具用品有新增的話,只要再去修改「儲存格範圍」的值即可。
但您有沒有看出,這有一個非常「致命」的問題,我們「通常」不會把「清單資料」,和要輸入的儲存格建立在「同一工作表」中,而是會將這些清單資料,獨立到另一個工作表裡,這樣版面才會比較整齊乾淨,但要怎麼做呢?
結合「名稱管理員」的「清單」資料驗證
由於在資料驗證中輸入儲存格範圍時,會有需同一個工作表的限制,因此這個限制要透過「定義名稱」來解決。
Step1.首先,我們先在其它的資料表中,建立這個「文具清單」的項目,接著選取這些項目,並點擊「公式」裡的「定義名稱」,接著在跳出的「新名稱」對話盒中,在「名稱」處,輸入您想要定義的名稱,我們這填「文具清單」即可,最後再點擊〔確定〕,操作如下圖:
經過這樣的設定,您若是點擊「名稱管理員」時,就會看到您所設定的「名稱」已經出現在這裡面了。
Step2.定義好名稱之後,同樣的操作來到「資料驗證」中,這時我們就可以直接在「來源」中,直接填入「=文具清單」這個名稱(注意有要「=等於符號」),如下圖:
Step3.接著就是見證奇蹟的時刻了,你會發現,不需要在同一個資料表,也能有相同的效果出現,但要注意的是,將來若清單中的項目有增減,你就要使用「名稱管理員」來變修改一下所定義名稱的範圍設定。
在我舉出這一連串的例子,相信您應該能充份了解到「資料驗證」的使用了吧,實際上,還有另一個使用VBA程式來製作選單的方式,這個由於比較困難,因此我將來會獨立出一篇文章,來做這方面的教學。
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rene
請問假如選了文具之後,要讓他帶出不同的價格,該如何進一步設定呢?謝謝
2017-09-09
Reply
changyang319
這個只要參考這篇文章就可以了。
https://mrtang.tw/blog/post/38903383
2017-09-17
Reply
訪客
我看懂了….非常感謝!!!
2017-03-23
Reply
貓貍過客
簡單明瞭,能很快速的學起來並應用,感謝版主教學!
2017-03-09
Reply
IreneLu
您好:
謝謝您超實用的分享!
我已按照步驟完成下拉式選單,但如果是複選,請問該怎麼做呢?
謝謝您的回覆~
2017-03-07
Reply
R
非常實用。
謝謝~
2017-03-06
Reply
changyang319
原來還能這樣喔,謝謝您的解答喔。
2017-02-06
Reply
333
實用!馬上就懂了,非常感謝教學!
2017-02-05
Reply
訪客
to:#45
如需空白格可在定義名稱"參照到"的範圍包含一個空白儲存格,在下拉清單時就可以多一個空白格的選項,即可自行填寫.
2017-01-05
Reply
changyang319
應該沒有辦法這樣。
2016-12-10
Reply
您好
如果我想設定
半斤
1斤
3斤
多一欄空格(可以自行填寫)
請問空格怎麼設定呢?
我剛剛試了他會出現
你所輸入的值不對
你必須在儲存格內輸入符合資料驗證準則的資料
2016-11-15
Reply
carol
學到一招~~~感謝教學分享~~<3
2016-10-11
Reply
sindylee
感謝分享
助益良多
2016-09-08
Reply
松
非常感謝
2016-08-01
Reply
changyang319
謝謝。
2016-07-22
Reply
訪客
簡潔易懂,讚
2016-07-14
Reply
changyang319
應該是「名稱」沒有設好。
2016-06-02
Reply
訪客
先謝謝版主,不過我照版主的步驟在最後卻出現"找不到您所指定的名稱範圍",請問問題出在哪?
2016-05-26
Reply
yi
謝謝分享!超棒的!
2016-03-01
Reply
changyang319
謝謝哦。
2016-02-16
Reply
訪客
簡潔易懂,大推!!
2016-01-27
Reply
changyang319
我覺得應該沒有辦法。
2016-01-17
Reply
changyang319
這個好專業,我可能幫不上忙,抱歉喔。
2016-01-17
Reply
訪客
真的變得超容易理解的!
可還有一個問題想請教一下,可否在實現下拉選單的同時使用excel最基礎的匹配功能?有夠貪心的……
例如:我的下拉選項是:1.XXX2.YYY3.ZZZ……
可否在我輸入3的時候自動出現3.ZZZ呢?
因為在快速輸入資料時突然轉成鼠標真的有夠麻煩的XD
2016-01-10
Reply
robbielee0723
版主您好,請教一個問題,
如何將Excel2010的插入符號字型(P22GDTNoFrames)匯出至Excel2013,
因為我在Excel2010儲存的檔案,於Excel2013開啟時插入字型會變成亂碼,
或是您有其他的方式可以讓插入符號字型(P22GDTNoFrames)保留至Excel2013,
再請您撥空回復,謝謝!
2016-01-07
Reply
54
謝謝版大提供這個資訊呢~很實用唷~~~
另外想請問版大~
若資料是好幾個項目裡面有好幾個選項
例如一個表單裡面彙整了整個資料且還會陸續增加
A公司裡面有A/B/C/D人員
B公司裡面有A/B/C/D人員
C公司裡面有A/B/C/D人員
—
需要在另外一個表格製作類似GOOGELEXCEL裏頭的"驗證"
在搜尋指定欄位可以打第一個字A就會有A公司所有人可以選打B就會有B公司所有人可以選
有辦法做到跟GOOGLE一樣的功效嗎?因為這個也算滿方便的
2016-01-04
Reply
changyang319
謝謝喔。
2016-01-01
Reply
訪客
超級實用~讚
2015-12-23
Reply
changyang319
大概就要寫VBA程式了。
2015-12-17
Reply
lz407636
真是太感謝了對我來說太有用了
還有一事請教:
如何將一個活頁簿的整個資料和其他資料夾內的活頁簿做相關聯(類似同步)
2015-12-01
Reply
changyang319
命名為英文應該是可以的,但有空格的話,就真的不行。
2015-09-10
Reply
訪客
版主~~謝謝你的教學,讓我受益良多,想請教一個問題喔!!
發現到下拉式選單如果命名為英文或是有空格就無法順利跑去結果
除非將空格改成_才可以跑出來~~~不知道這方面怎麼處理呢?!
2015-09-06
Reply
訪客
謝謝版主,寫得讓我好容易懂,這個問題我讓我想破頭了一個晚上,雖參考另幾位版主的分享,但還是無法理解.今天有緣看到你的分享,我的疑惑立即迎刃而解,感謝你的分享.
2015-09-03
Reply
Amy.H
很受用,謝謝您無私的分享。
2015-08-27
Reply
訪客
謝謝。
很實用。
寫的也很詳細,一學就上手了。
2015-07-27
Reply
Violet
謝謝你的熱心教學,受益良多:)
2015-07-17
Reply
changyang319
謝謝您的誇獎哦。
2015-04-16
Reply
ShinperngWu
講解得好詳細!
太有幫助了,謝謝!!!
2015-04-13
Reply
changyang319
不客氣。
2015-03-31
Reply
阿強
非常感謝~很實用!
2015-03-25
Reply
changyang319
預設的文字大小是沒有辦法變更的,如果真的想要變更,只能寫VBA程式,然後重新建立一個ComboBox控制項,如下網址:
http://www.contextures.com/xlDataVal10.html
2015-03-17
Reply
JUDY
這個資料驗證清單,好好用,多謝分享
但當清單資料在拉下選擇時,文字如何較大?請給予指導!謝謝
2015-03-14
Reply
changyang319
也謝謝你的造訪哦。
2015-03-05
Reply
Lisa
謝謝您的教學受用無窮!
2015-03-03
Reply
changyang319
謝謝您的誇獎哦,我在寫這篇教學時,除了教大家怎麼用之外,最重要的是,我還說明了「為什麼」要使用它,一般書上應該都只著重在怎麼使用而已。
2014-12-25
Reply
悶飯
謝謝版主!您真的太厲害太厲害了!書局很多書寫得還沒有您寫得詳細呢!
2014-12-17
Reply
changyang319
我這邊只有Excel2010Starter版本,也不曉得2010的版面有什麼不一樣?
可是我看網路,2010的介面應該和2007差不多才是。
http://office.microsoft.com/zh-tw/excel-help/HP010342598.aspx
2014-12-03
Reply
changyang319
若你「性別」已經填好,然後再設定「資料驗證」的話,那「標題」並不會有警告訊息。
如果你是設定好「資料驗證」之後,再去填入「標題」名稱的話,就會出現警告訊息,所以就單獨去取消邊標題的資料驗證功能即可。
我自己都是這樣做的。
2014-12-01
Reply
changyang319
如果是比較複雜的功能,就只能寫VBA程式,利用現有的公式來達成,複雜度可能還比寫程式還難。
2014-12-01
Reply
changyang319
我剛測試的結果,好像不行。
2014-12-01
Reply
changyang319
你可以再參考這篇,兩階層以上的選單。
https://mrtang.tw/blog/post/38903383
2014-12-01
Reply
PeterKuo
DearSir:請問在excell2003點選==>資料\匯入外部資料\匯入資料
在2010版要如何操作??
2014-11-26
Reply
g902147
您好,謝謝您的分享十分實用
另外想請問,在選擇整攔時要如何掠過標題?
例如:此選項為性別,而此格並不受男女的限制
謝謝您
2014-11-24
Reply
小楊
感謝您的回覆,不過我是想把sheet1,sheet2放在清單中,但無奈技術不足無法成功!不知道是有別的作法可達成或是完全不能這樣做呢?
2014-11-23
Reply
初學者
初學者–上述下拉式清單中之資料,可否參照另一活頁簿中已命名之資料?
2014-11-22
Reply
訪客
清單能否依據某欄位值顯示不同清單內容
如
縣市地區
台北市中山區/萬華區
高雄市左營區/三民區
2014-11-22
Reply
changyang319
你的意思是這張圖這樣嗎?我把工作表的名稱,命名為一個「清單」名稱,然後在I7的位置上使用它,測試結果是可以的。
https://mrtang.tw/album/photo/283944862
2014-11-18
Reply
小楊
您好,拜讀貴文學習甚多,有一件額外的EXCEL功能想請教….
如果想把頁籤(SHEET)名稱當件清單範圍,
是否有其可行性?
2014-11-14
Reply
changyang319
我不確定您所要描述的動作,所以沒辦法回答這個問題。
只有動作太複雜時,才會需要使用到VBA。
2014-10-29
Reply
ScottChen
你好,
感謝你的說明,很詳細,另外想請教一下,如果要將所有的輸入藍未清單整合在一個檔案內,讓所有的工作表都能使用此清單,是否就是要用VB?謝謝!!
2014-10-23
Reply
changyang319
不客氣哦。
2014-10-22
Reply
changyang319
哇,謝謝您的誇獎哦,好開心喔。
2014-10-15
Reply
Jessie
感恩您的用心與付出~讚讚讚
2014-10-15
Reply
猴
謝謝版主,看得出很有心去寫和照顧讀者!
2014-10-09
Reply
changyang319
我是覺得應該是不會這樣,以前我用2003時,並沒有這樣的狀況,但我手邊沒有2003的版本,沒有辦法做測試。
2014-09-07
Reply
changyang319
我覺得應該不是,在2003應該也是要可以建立名稱的。
2014-09-07
Reply
Ryan
版主,你好.關於清單選擇建立清單卻發現無法命名,這是2003/2007的差別嗎?
2014-08-27
Reply
Ryan
謝謝你的教學!我仿照相同方式在excel2003操作,在清單選擇建立清單卻發現無法命名…這是2003/2007的差別嗎?
2014-08-25
Reply
changyang319
您好,不曉得您有先看過這篇文章了嗎?
http://changyang319.com/archives/1843
因為您在定義名稱的範圍是不正確的。
正確的範圍定義,你只有「廠區」這個名稱是正確的,我大概寫一下應該要如何定義:
廠區=>A1:I1
單位=>A2:I2
Au精煉課=>A3:A9
FCT課=>B3:B9
其餘以此類推。
2014-08-12
Reply
穎子
http://devilkin47.pixnet.net/album/set/17755756
我有上傳圖片~有空的話..可以幫我看看嗎??是我定義名稱錯了..還是…這種資料沒法做3層??
2014-08-07
Reply
穎子
Dear版大…請教一下~
我做到–結合『「名稱管理員」的「清單」資料驗證』中的第2步驟
「來源」中,直接填入「=文具清單」時,它卻出現提示
【來源清單必須是一個有分隔符號的清單,或是一個列或欄的參照】…我就無法再繼續了??是miss了什麼嗎??(我有用"=")
2014-08-07
Reply
changyang319
不客氣喔。
2014-07-21
Reply
changyang319
謝謝您的造訪。
2014-07-19
Reply
v
好實用,謝謝喔!
2014-07-15
Reply
changyang319
不客氣,感謝您的造訪。
2014-07-15
Reply
訪客
非常非常好,感谢,希望楼主多多更新
2014-07-11
Reply
訪客
學懂了,感謝!
2014-07-10
Reply
訪客
很棒~非常好懂~
辛苦了!!!
2014-06-26
Reply
changyang319
謝謝您的誇獎,我花這麼多時間寫了這一篇,總算是值得了。
2014-05-09
Reply
ivy
圖文並茂,簡單好懂~非常感謝您!!!
2014-05-07
Reply
changyang319
謝謝您的誇獎喔。
2014-04-07
Reply
Iris
內容淺顯易懂,謝謝您的用心。
2014-04-06
Reply
Ann
你的內容淺顯易懂,好用謝謝你的付出!!
2014-04-01
Reply
changyang319
謝謝您的誇獎。
2014-03-31
Reply
阿咪
好神奇!!
文書軟體不難上手,但最困難的莫過於如何化簡為繁了!
這些教學不只實用、生活化、也非常易懂!
真的非常感謝:)
2014-03-29
Reply
changyang319
感謝您的誇獎。
2014-02-15
Reply
Daniel
寫的人用心
看的人容易
謝了
2014-02-14
Reply
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changyang319
"以你的情況,很有可能是最棘手的問題,也就是主機板故障。
但還是要排除「記憶體」和「硬碟」這兩個裝置的問題,記憶體的話,可以用Windows記憶體測試工具來測試,硬碟的話,可以弄過一些可以檢測每個磁區的工具來測試。
"
yuu
"請問一下
我可以正常開機
但使用會當機情況大概有兩種
一種直接跳掉沒畫面,開機扭那邊的燈還再亮(硬碟燈?)
一種像斷電一樣直接重開機,然後開機後情況向第一種沒畫面燈有亮
不管哪種都要重後面的電源開關重開
才有辦法正常開機
金手指清理過了
請問大概是哪方面的問題?
有沒有辦法自行檢測?
謝謝"
weiye
"期待大大有機會能寫一篇升級成Windows11後的體驗分享。
因為小弟的筆電有點久了,沒機會體驗Win11,只能繼續用Win10了。
"
changyang319
"謝謝您的支持與愛用,這支程式是用C++語言寫的,我不僅連原始碼丟了,而且要編譯程式的環境也早就沒有了,所以現在想要做改版也沒辦法了。
幸好有找到.exe檔,我已把檔案放到網站空間,供有需要的人可以下載。
"
Tartar
"離上次留言已近7年了,仍穩定使用中。
小小請求,可否將軟體畫面下方左右兩側的網址更新為正確的新網站,方便偶爾想要拜讀新文章的人們。
"
chia
"太讚了謝謝"
weichu
"感謝大大您我的筆電又能畫autocad!感謝您的分享,大大大感謝~~~~~~"
changyang319
"沒有,實在不敢自己拆,這台我就打算讓專業的來清洗就好。
"
Ann
"請問您有拆過您家中頂級系列的那台冷氣嗎?因為我家是尊榮系列的,不曉得拆開的程序跟精品系列的會不會有什麼不同...
我家的冷氣才剛買幾個月,我就發現風鼓上滿滿的發霉跟髒污,真的很想哭啊"
changyang319
"真的強,我們不是熟手,連塑膠培林要怎麼買,還是買哪種規格都不懂。
"
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